Retningslinjer reflekterer "reglene" som styrer gjennomføringen av prosesser. Med andre ord er en policy, ifølge thefreedictionary.com, "en handlingsplan, et kurs eller en handlingsmetode som har blitt bevisst valgt, og som styrer eller påvirker fremtidige beslutninger." En policy styrer en bedrift eller organisasjonens ansatte mot riktig arbeidspraksis og etikk. Retningslinjer er like individuelle som selskapet. Ett selskap kan ha en policy for kleskode; Et annet selskap kan ikke bryr seg om antrekk, men har en policy for personlig bruk av mobiltelefoner i løpet av selskapets tid.
Skriv en politikkerklæring. Identifiser ønsket oppførsel og til hvem politikken gjelder. Identifiser hvem som er ansvarlig for å overvåke overholdelse. Identifiser hvordan og til hvem appeller skal gjøres dersom en uenighet oppstår.
Skriv prosedyren. Denne delen av et policydokument er å informere en ansatt eller organisasjon som medlem av deres ansvar og plikter. Beskriv detaljert hele politikkprosedyren. Inkluder hvordan det skal brukes, hva er unntak fra kravene i politikken, hvordan misforståelser og brudd skal korrigeres, og hvor lenge politikken skal forbli i kraft. Hovedformålet med et detaljert policydokument er å unngå forvirring ved å angi hva som forventes i bestemte situasjoner. En detaljert politikk reduserer risikoen for konflikt og fjerner muligheten for urettferdig selektiv anvendelse av regler. Andre viktige opplysninger som skal inkluderes i dette trinnet, er en effektiv policy dato, jobbtitler, revisjonsdatoer og godkjennings signaturer fra konsernsjef eller autorisert personell.
Gjør revisjoner. En policy er betinget av bedriftens eller organisasjonens behov da den ble laget. Hvis selskapet eller organisasjonen endrer retningslinjer og prosedyrer, må håndboken angi det nye endringsforslaget. Ikke bare må retningslinjene og prosedyren endres oppført i håndboken, men ansatte eller medlemmer må være oppmerksomme på eventuelle nye endringer.
Tips
-
Retningslinjer er utviklet for forebyggende formål på arbeidsplassen. Politikk og prosedyrer definerer ansvarsforhold for en ansatt og disiplinær tiltak for overtredere. Seksuell trakassering og rase- / kjønnsdiskriminering er to problemer mange selskaper eller organisasjoner kan unngå å bruke et veldefinert politisk dokument.
