Opprette en policy og prosedyrer manual gir klare protokoller for konsistens i en organisasjon. Arbeidsgivere legger ut hva som er akseptabelt atferd på områder som spenner fra kleskode til kundeforhold. Ansatte leser det og signerer et bekreftelsesbrev, aksepterer eventuelle konsekvenser for brudd på retningslinjer fastsatt i håndboken. Fokuser på viktige områder når du skriver en policy og prosedyrerhåndbok for en ideell organisasjon.
Viktige fokusområder
Organisasjon og ledelse: I denne delen oppgir du oppdraget og visjonen fra organisasjonen. Oppgi ikke-status ved å inkludere vedtekter og vedtekter som er registrert hos statssekretæren. Etter at organisasjonen er definert, detaljere nøkkelledelse roller og plikter. Et organisasjonsdiagram hjelper alle ansatte til å forstå hvem som er ansvarlig for hva og kommandoen.
Menneskelige ressurser: I personalavsnittet definerer styrets ansvar, hvordan frivillige dyrkes og utvikles og hvordan de ansatte er opplært. Inkluder personellpolicyer, inkludert adferd, ytelsesrammer, fordeler og regler om kompensasjon.
Pengeinnsamling: Nonprofits er gitt skattefritatt status gjennom Internal Revenue Service. Denne statusen er tilbakekallelig dersom ikke-fortjenesten ikke oppfører seg riktig. Denne delen forklarer hvordan ikke-profitt bruker til innsamling av midler, herunder stipend, donasjoner, sponsorer eller arrangementer. Finansiell ledelse må også forklares, og beskriver hvordan budsjetter utpeker hva som går mot ideelle organisasjoner og hva som går til operasjoner.
Lover og forskrifter: Sett opp lover, skatter og forskrifter som påvirker ideell drift. Disse inkluderer, men er ikke begrenset, til advokat- og lobbyvirksomhet utført av organisasjonen.
Utvikling av retningslinjer og prosedyrer
Fordi retningslinjene og prosedyrene blir avenyen for å holde folk ansvarlige, er det viktig å utforme retningslinjene konsekvent i format og tone.
politikk: For å opprettholde ensartethet med retningslinjer, bruk en mal. Hver policy bør ha en policy tittel som angir innholdet. Definer en hensikt for politikken. Et eksempel på en politisk hensikt kan være: "Sikre finanspolitisk ansvar med innsamlingen av innsamlingen." Hvis det er en lov eller regel som gjelder politikken, oppgi dette for å gi ytterligere validering til behovet.
Definer omfanget av politikken. Dette kan omfatte om politikken gjelder for alle, styremedlemmer, eller bare en bestemt gruppe medarbeidere som et innsamlingslag. For store organisasjoner, ta med navnet og kontaktnummeret til den ansvarlige parten som er relevant for den spesifikke politikken. For eksempel, oppgi juridisk råds kontaktinformasjon med informasjonen om regler for lobbying og regelverk.
prosedyrer: Forklar hvordan ting gjøres i enkle trinn. Selv om retningslinjer og prosedyrer kan kombineres i enkelte scenarier, er prosedyrer vanligvis en egen del for viktige prosesser. Identifiser viktige prosedyrer og feilsøkingsområder. Dette inkluderer åpnings- og avsluttingsprosedyrer. Utvikle prosedyrer for å feilsøke datamaskin, passord eller andre tekniske problemer. Lag prosesser for eskalerte kundeproblemer. Eventuell plikt utført som krever konsistens eller kan ha ansatte som stiller spørsmål om det blir en prosedyre som er skissert i håndboken.
Konsekvente prosedyrer sparer arbeidstid fordi ansatte har ressurser til å få ting gjort uten ledelse eller støtte assistanse eller intervensjon.
