Sikker på at vi alle kjenner våre abc og tror at vi kan legge inn ok, fordi ifølge alfabetet kommer Adam for Ant. Men hvor går AWC Company? Etter myr? I kontorkomplekset jeg jobber med, blir papirer og filer ofte arkivert feil, noe som gjør det vanskelig å finne nødvendige dokumenter. Med noen få enkle regler, vil du kunne arkivere alt på riktig sted.
Samme etternavn, annet fornavn. Enkelt, når elementet du arkiverer har samme etternavn, men et annet fornavn, blir arkiveringsordren bestemt av fornavnet. Så Adams, John kommer for Adams, Sam i arkivskapet ditt.
Samme etternavn, samme fornavn. Litt vanskeligere, men det er andre ting å vurdere. Hvis det er en start så bestemmes bestillingen av den første så Adams, John B. er plassert før Adams, John D. Hvis ingen start, bruk deretter staten personen eller firmaet befinner seg i, og hvis det er det samme, Bruk deretter byen, etterfulgt av gatenavn og til slutt gatenumrene. Arbeid fra det større området til det mer spesifikke området når du bestemmer arkiveringsordren.
Initialer. Innledninger som det som brukes i et firmanavn, betraktes som om hvert brev var et eget ord. Så hvis du legger inn en fil for AWC Company, vil det komme før Adam Company fordi hvert brev i det første selskapet betraktes som et eget ord. 'A' av seg selv er arkivert alfabetisk før et lengre ord.
Forvirrende firmanavn. Hvordan arkiverer du Paul Smith Company? Under Paul eller Smith? Når det gjelder firma eller handelsnavn, arkiver etter fornavn. Så Paul Smith er arkivert under P for Paul og ikke S for Smith.
Tall og forkortelser. Disse er arkivert som om de er stavet ut. 3 Sisters Restaurant er arkivert under T for tre. St. Joseph Church er arkivert som om Saint ble stavet ut. Så filen for St. Joseph Church ville bli plassert foran Sam Diner, fordi Sai kommer før Sam.
Tips
-
Dette er standard arkiveringspraksis. En datamaskin lagrer imidlertid ikke denne måten. En datamaskin leser hvert navn bokstavelig talt, slik at Adam Company i trinn 3 vil være før AWC Company hvis det ikke er mellomrom mellom bokstavene. Datamaskinen vil også sette tall før bokstaver og anser ikke at St. i St. Joseph er egentlig ordet Saint. Hvis du samler en dataliste og vil ha den i samsvar med arkiveringssystemet, må du skrive inn elementer tilsvarende, slik at datasorten vil være den samme. Så du må sette mellomrom mellom bokstavene i A W C Company, stave ut nummer 3, og så videre.
