Hvis du finner deg selv å bruke timer på jakt etter et bestemt dokument eller en fil, kan det være på tide å overhale kontorets organisasjonssystem. Hvis du har mange filer og mapper, kan det ta litt tid å gå gjennom og organisere dem alle. Men til slutt vil det være vel verdt det, fordi du vil vite nøyaktig hvor du skal finne alt. Hvis du føler deg overveldet med å takle hele kontoret på en gang, kan du prøve å gå gjennom bare ett område om dagen til du er ferdig.
Elementer du trenger
-
Innboks / utboks
-
filer
-
mapper
-
etiketter
-
Arkivskap / arkivboks
Plasser en innboks og utboks på et hjørne av skrivebordet ditt. Hold alle utgående regninger, merknader og andre elementer som skal sendes eller distribueres i utboksen. Send disse elementene daglig. Plasser innkommende filer, dokumenter og e-post i innboksen. Også, daglig handling på eller fil disse elementene; dermed blir de ikke rotete.
Lag kategorier for filer og mapper. Disse vil variere, avhengig av din type virksomhet. Noen kategorier kan ha åpenbare etiketter, som klienter, skatteinformasjon, leverandører og kommende prosjekter. Fokuser på å klassifisere alle dine dokumenter i disse store kategoriene.
Ta opp de store kategoriene i mindre underkategorier, hvis det er aktuelt. For eksempel, hvis bedriften din har kunder, opprett en mappe for hver klient. Hvis en kundes dokumenter er for mange til å passe inn i en mappe, bryter du opp denne kategorien enda mer. Separat klientens fil i forskjellige mapper for ulike typer dokumenter.
Merk alle filene dine. CNN Money anbefaler merking av filer i henhold til hvordan du sannsynligvis vil søke etter dem. For eksempel, i stedet for å merke en obskure fil "Skjema 27G-28A," merk det "Fakturaer" eller en tilsvarende gjeldende kategori. Dette gjør det lettere å finne dokumenter raskt.
Legg alle dokumentene dine i et arkivskap, arkiv eller lignende beholder. Hvis du har mange filer, behold de du bruker oftest ved siden av skrivebordet ditt. Hvis du går tom for kontorplass, behold filer du kun bruker en gang per år i et eget skap for oppbevaringsrom eller i et annet rom helt.
Hold en egen haug med dokumenter angitt for søppel når du sorterer gjennom filene dine. Tidlig makulering av gamle og irrelevante dokumenter er nøkkelen til å opprettholde et organisert kontor. Hvis du er usikker på om du kan disponere et dokument, oppgi en mappe for mulig søppel og hold dokumentet arkivert der inntil du kan rive.
