Lagring av informasjon i arkivskap er en fin måte å holde orden på. For å bli enda mer organisert, bruk hengende mapper for å henge filer i et arkivskap. De fleste arkivskapslader er utstyrt med barer langs sidene slik at du kan henge filer. Hengende mapper beholder alle filene oppreist, slik at papirene ikke faller ut og blir feilplassert. Hengende filer glir også langs stengene i filskuffene, slik at du enkelt kan få tilgang til informasjon.
Kontroller filskapene dine for å sikre at du kan henge filer i dem. Noen arkivskap leveres med barer som festes til sidene av skuffene for å henge filer, mens andre har innebygde steder for å henge filer på sidene av skuffene. Monter stengene til de hengende filene, om nødvendig.
Kjøp bokser med hengende mapper fra en kontorforretningsbutikk. De er mye mer tunge enn vanlige filmapper og har en metallstang over toppen med kroker i begge ender. De kommer også i en rekke farger og størrelser. Sørg for å få hengende mapper som passer inn i filskapet ditt. For eksempel, ikke kjøp mapper med juridisk størrelse hvis arkivskapet ditt ikke er stort nok til å holde dem.
Lag faner for de hengende mappene. De fleste hengende mappene kommer med plastikfliker, slik at du kan lage etiketter for dem. Lag en bestemt etikett for hver mappe, slik at du ikke trenger å søke etter ting. Etiketter gjør alt ekstremt organisert og lett tilgjengelig. Vanligvis glir etikettene inn i plastflikene, og tappene kan settes inn i sporene på den innvendige øvre kanten av mappene. Løft tappene langs toppene av mappene slik at alle tappene lett kan ses når skuffene åpnes.
Legg papir eller andre dokumenter i mappene. Du kan plassere dokumenter direkte i de hengende mappene, eller du kan foretrekke å legge inn dokumenter i vanlige mapper og deretter legge de mappene i de hengende filene.
Legg de hengende mappene i skuffene og legg på sidekrokene på skuffene. Heng mappene med fanene vendt ut. Ordne dem på en logisk måte - i alfabetisk eller datoordre, for eksempel.
