Ja, du lærte å gjøre dette på grunnskolen - eller gjorde du? I den virkelige verden er det prefiks for navn å vurdere, tall i firmanavn og andre selskaper som kun er kjent med akronymer av deres tidligere navn. Plutselig blir arkivering alfabetisk litt mer komplisert. For ikke å "miste" en fil som er et sted, men ikke hvor du først trodde, trenger du et system. Hvis du deler disse filene med andre, må systemet være enkelt og enkelt kommunisert. Arkiveringen gjøres av enheter. Den første enheten er vanligvis en persons etternavn. Hvis to personer deler samme etternavn, går du videre til den andre enheten, som er deres fornavn. Hvis de deler begge, går du videre til den tredje enheten, for eksempel et mellomnavn eller en startside.
Transponere navn på enkeltpersoner ved arkivering ved hjelp av følgende system: etternavn, fornavn eller første, mellomnavn eller begynnelse. For eksempel vil John Q. Public bli arkivert som "Public, John Q."
Legg til prefiks for etternavn til etternavnet for å lage ett ord og en fil i alfabetisk rekkefølge. For eksempel vil John Q. De Public bli arkivert som "DePublic, John Q."
Skriv et forvirrende navn som det står skrevet når du ikke kan skille mellom fornavnet eller etternavnet. For eksempel vil Jon Q. John bli arkivert som "John, Jon Q."
Kombiner sammenhengende og sammensatte etternavn for å danne en enhet og filen på riktig måte. For eksempel vil John Q. Doe-Public bli arkivert som "Doe-Public, John Q."
Filtitler som er en inneboende del av et navn og i fravær av etternavn som den første enheten. For eksempel kan Saint John Q. bli arkivert som "Saint, John Q."
Fil full navn med titler med tittelen som den siste enheten. Dermed vil far John Q. Public bli arkivert som "Offentlig, John Q., Far."
Fil andre titler og navnevendinger som Sr., Jr., Mrs, eller Ph.D. som den siste enheten. For eksempel vil John Q. Public, Jr. bli arkivert som "Public, John Q. Jr."
Fil firmanavn som begynner med en tittel som skrevet. For eksempel, "Dr. Pepper Bottling Company "bør først arkiveres som" Doctor ", deretter med" Pepper ", etc.
Filer alle forkortelser i navn som om de ble stavet ut. Eksempler inkluderer "Saint" for St., "Fort" for Ft. og "Produksjon" for Mfg.
Skriv inn en virksomhet som skrevet, med to unntak: Hvis navnet er det til en person, filen ved etternavn først, eller hvis firmanavnet er så kjent at det etter regelen vil føre til forvirring. Dermed vil John Q. Public Company bli arkivert som "Public, John Q. Company." Imidlertid vil Marshall Fields Company bli arkivert som "Marshall, Fields, Company."
Skriv et firmanavn laget av to eller flere etternavn som skrevet, med hvert navn betraktet som en diskret enhet. Dermed vil virksomheten "Public, Doe & Jones" bli arkivert som "Offentlig", så som "Doe", og til slutt som "Jones".
Fil et firmanavn dannet først ved brev, med hvert brev som en annen enhet. For eksempel vil "WOW Fun" bli arkivert i rekkefølgen "W", "O" og "W." "Morsomt" ville være den siste enheten.
Fil ethvert selskap med possessive eller flertall apostrophes som om de var fraværende. For eksempel vil "Men's Club" bli arkivert som "Herrer" og deretter "Klubb".
Se bort fra artikler, sammenhenger og preposisjoner ved arkivering, med mindre artikkelen, sammenhengen eller preposisjonen er en inneboende del av navnet. For eksempel vil slutten av en lang dag bli arkivert som "End," "Long" og Day. "Stanford Cardinals vil imidlertid bli arkivert som" The "," Stanford "og til slutt" Cardinals. "Et annet unntak er når preposisjoner begynner et navn. Sangen "Under the Boardwalk" vil bli arkivert først under "Under" og deretter under "Boardwalk".
File numeriske navn som om de ble stavet ut og gi tall på mer enn to siffer deres riktige numeriske verdi. For eksempel vil "900 Club" bli arkivert først under "Nine", deretter under "Hundred" og til slutt under "Club."
Tips
-
Hvis en filplassering er noe forvirrende, slik som i de to førstegangssituasjonene, må du legge inn en dummyfil eller et farget ark med det andre alternativet.
Advarsel
Med mindre du ønsker å tilbringe en time eller så på jakt etter en feilfil, refil filene dine riktig. Ethvert arkiveringssystem er ubrukelig dersom det ikke brukes konsekvent.
