Hvis du er i en komité og trenger å lage en rapport for å diskutere møtet, er det viktig å sørge for at du er forberedt på møtet og forstå grunnleggende om hvordan du skriver en komitérapport. Å følge flere trinn kan ta deg fra start til slutt, og du vil få en komplett rapport klar til å gi til den enkelte eller gruppen overvåking av komiteens fremgang.
Ta med en penn og papir eller en bærbar PC med deg til møtet ditt. Lag oversikt over dato, klokkeslett, deltakere, inkludert titlene og lengden på møtet. Skriv ned emnene på dagsordenen og hva som har vært diskutert uten en bestemt tid. Merk hvem som er enig og hvem er uenig, årsaken og annen viktig informasjon som skjedde under møtet. Dersom det ikke ble avtalt et komiteens emne, og komiteen bestemte seg for å diskutere diskusjonen til et fremtidig møte, må du sørge for at du legger merke til det og når komiteen møtes på emnet igjen.
Utvikle en rapport fra notatene dine som gjennomgår møtet mer detaljert, og gi all informasjonen i et organisert format. Du vil kanskje begynne med en forsiden som inneholder dato, klokkeslett, lengde på møtet og hvem som deltok.
Fortsett ved å skrive det første emnet på komitémøtet, samt detaljert informasjon om det som ble diskutert og hva som ble bestemt, inkludert informasjon om utvalgets stemmer. Gå gjennom hvert emne og gjør det samme. Avhengig av hvilken type komité og årsaken til møtet, vil du kanskje inkludere mulige risikofaktorer dersom en handling ikke følges gjennom eller hvis en handling ikke er bestemt. Skriv når komiteen møtes igjen. Skriv en liste over dem som vil motta rapporten nederst på listen.
Les gjennom rapporten for å sikre at dokumentet er fritt for tegnsetting og grammatiske feil. Kontroller komiteens rapport for å sikre at innholdet er korrekt og sjekke tilbake med notatene dine. Endre dokumentet etter behov før du fullfører en fullstendig møterapport.
Lag kopier og gi rapporten til deltakerne, samt styret, andre komiteer, ledere eller andre hvis relevant.
Tips
-
Hvis du foretrekker å registrere opptaket, må du sørge for at du har hvert utskriftsmedlems tillatelse før du taper møtet.
Advarsel
Unngå å legge inn informasjon i rapporten som kommer av emnet for å unngå fyllstoffer, og hold deg til fakta. Hvis noen i utvalget begynte å snakke om sine barn, for eksempel, ikke inkludere det, med mindre det gjelder noe arbeid som komiteen gjør, for eksempel et leseprogram for barn.
