Komiteens møter spiller en viktig rolle i driften av både ideelle og profittforetak. Mens noen komiteer opererer på en uformell basis, med medlemmer som møtes etter behov for å oppnå bestemte oppgaver, er andre komiteer mer formelle. Noen har juridisk ansvar for slike ting som finansiell revisjon, utøvende utvalg, lagertilbud, godkjennelse av medlemskap og sikkerhetstilsyn. Disse komiteene er mer sannsynlig å vedta en formell møtestruktur ved hjelp av slike protokoller som Roberts ordreregler eller lignende regler.
Elementer du trenger
-
Dagsorden
-
Minutter
Forbered og send en skriftlig dagsorden minst en uke før møtet i komiteen. Alle på komiteen trenger tid til å gjennomgå dagsordenen og forberede seg på de temaene som skal diskuteres under møtet.
Ring møtet for å bestille i tide. Dette gjøres vanligvis av komiteens leder. Sekretæren vil legge merke til alle som er til stede på møtet mens de tar minutter. Å ringe møtet for å bestille på tid, oppfordrer folk til å vise seg på tid og demonstrere respekt for alle komiteens medlemmer og deres tid.
Distribuere kopier av dagsordenen og eventuelle rapporter som blir presentert under møtet. Dersom komiteen møtes løpende, distribuere kopier av forrige møtes minutter. Tillat tid for komitémedlemmer å gjennomgå protokollen, dagsorden og andre rapporter. Spør om det er noen kommentarer om minuttene fra det forrige møtet, og spør om det er en bevegelse og et sekund for å godta minuttene.
Følg rekkefølgen på dagsordenen for å dekke hvert element under møtet. Tillat at det gjøres forslag som er relevante for dagsordenen. Anerkjenner hvert medlem som ønsker å snakke om en bevegelse. Tillat en person å snakke om gangen og gi hver person en sjanse til å bli hørt, om mulig. Ring for en stemme om bevegelsen når diskusjonen er fullført. I noen tilfeller vil medlemmene foreslå endringer og komiteens leder vil ringe til en stemme om endringene før bevegelsen.
Avslutt møtet når agendaen er fullført eller når planlagt slutt på møtetiden kommer. Utvalgsformannen kan avbryte et møte uten bevegelse, andre eller stemme. Sekretæren registrerer noen ufullstendig virksomhet slik at den kan settes på neste møte dagsorden.
Tips
-
De fleste formelle komitémøter krever at et medlemmars quorum er til stede for at møtet skal være gyldig. Organisasjonens vedtekter vil definere hvordan et kvorum oppnås. Det er vanligvis minst halvparten av medlemmene.
