En forespørsel om forslag, også kjent som en RFP, er et dokument du oppretter når du trenger å skaffe nye varer eller tjenester til din bedrift. En RFP stikker ut dine spesifikke behov til potensielle leverandører, og inviterer dem til å sende inn bud for at du skal gjennomgå, slik at du kan velge leverandøren som kan tilby det beste servicenivået for bedriften din innenfor budsjettet du tillater. Selv om det ikke finnes et standardisert format for å skrive RFP, vil disse trinnvise instruksjonene hjelpe deg med å opprette en effektiv og klar RFP for ethvert forretningsbehov.
Elementer du trenger
-
Datamaskin med tekstbehandlingsprogram
-
Skriver (for mailing)
-
Papir (for mailing)
-
Konvolutter / porto (for mailing)
-
Internett-tilgang (for e-post)
Bestem dine behov. Du vil bruke litt tid på å bestemme nøyaktig hva du ber om, og hvor mye du er villig til å betale for det. En RFP vil dekke både de nødvendige "ha-til-haves" (dine krav) og dine "fine-to-haves" (dine ønsker), men sørg for å identifisere hva en leverandør må levere eller gi for å få bedriften din. Dette er en viktig del av prosessen. Hvis du ikke klart kan definere dine behov, vil du ikke komme tilbake med forslag som møter disse behovene.
Utkast til en oversikt. Igjen, mens det ikke er noen harde og raske regler for hvordan du skal lage en RFP, gir du den mest nøyaktige og spesifikke informasjonen du kan. I det minste vil du sannsynligvis finne deg selv ved hjelp av seksjonsoverskrifter som inneholder en introduksjon (ikke bare en introduksjon til firmaet ditt, men til prosjektet / behovet og hvordan du vil se dette behovet adressert), krav ("har -til-haves "), utvelgelseskriteriene du vil bruke til å bestemme hvem du vil tildele budet, budsjettet (hvor mye du er villig til å bruke) og tidslinjer (hvor raskt du trenger dette gjort). Det kan hende du finner at du vil legge til eller trekke av seksjoner etter behov for din bestemte RFP, eller til og med legge til underavsnitt for ekstra informasjon som en leverandør trenger å vite før budgivning.
Klem ut dine kravsavsnitt. Dette er vanligvis den lengste delen og den som krever mest oppmerksomhet. Pass på å stave ut hva du trenger gjort, ikke hvordan du trenger det, med mindre prosessen er en spesifikk og viktig del av prosjektet. Bruk også klare ord for å skille mellom din "må ha" (bruk vil, må og kreves) og "hyggelig å ha" (kanskje, kan og valgfritt).
Skriv din RFP. Du kan søke på nettet for utvalg RFP hvis du har forfatterblokk.
Stavekontroll og korrekturlese din RFP. I noen bransjer kan et feilplassert desimalpunkt gjøre en stor forskjell.
Distribuer din RFP. Du kan sende eller sende e-post til potensielle leverandører du er kjent med, eller gjør den tilgjengelig på andre måter, for eksempel å plassere den på bedriftens nettsted.
Velg ditt vinnende bud.
Tips
-
Klargjør RFP 8 - 10 uker før du trenger prosjektet eller tjenesten. Dette gir tid for forslag å filtrere inn og for å gjøre den beste beslutningen mulig.
På forhånd bestemme hvilke utvalgskriterier du vil bruke til å bestemme vinnende bud. Alle selskaper har forskjellig styrke og vil skreddersy sine forslag for å spille til disse styrken. Leter du etter den beste prisen, den mest erfarne leverandøren eller den raskeste turnaround-tiden?
Du kan kreve at leverandører forbereder sine forslag på en bestemt måte eller et format, men fortelle dem dette kravet i RFP.
Advarsel
Leverandøren betaler vanligvis å forberede sitt eget forslag / bud som vanlig praksis i de fleste bransjer. Men du vil kanskje stave dette klart i din RFP.
