Bedrifter lager ofte forespørsler om forslag (RFP) når de har prosjekter de vil ha gjennomført. En RFP er en anmodning om at entreprenører skal by på prosjektene disse selskapene planlegger. En RFP angir prosjektbeskrivelsen, kvalifikasjoner, tidsinformasjon og andre detaljer om prosjektet. Entreprenører mottar RFP og må avgjøre om de ønsker å lage et forslag til jobben. Selskapet som utsteder RFP aksepterer forslag til en bestemt dato, og velger deretter en entreprenør å tildele prosjektet til.
Beskriv din bedrift. Det første trinnet i å skape en RFP er å beskrive din bedrift. Angi hvor lang tid det har vært i virksomheten, produktene eller tjenestene den tilbyr, og andre detaljer som beskriver selskapet.
Oppgi prosjektbeskrivelsen. Beskriv i detalj hva du leter etter. Ta med hva prosjektet er, plasseringen av prosjektet og dens formål. Beskriv prosjektets funksjoner og prosjektets mål.
Oversikt over spesifikasjoner. Gi nøyaktige spesifikasjoner angående dette prosjektet. Det er viktig å gi tilbudsgiverne all den informasjonen de trenger for å kunne fullføre et grundig og nøyaktig forslag til jobben.
Angi fristen. Gi detaljer om tidslinjen til prosjektet. Oppgi når du forventer at prosjektet skal begynne og datoen den skal fylles ut. Gi en frist for innlevering av forslag fra entreprenører som velger å by på jobb.
Beskriv hvordan entreprenører kan svare. Gi instrukser til entreprenørene som informerer dem om hvor de skal sende sine forslag og de akseptable metodene. Du kan foretrekke å motta dem via post, eller du kan velge å godta fakser eller e-postmeldinger som inneholder forslag. Ta med et kontaktnavn og telefonnummer slik at entreprenører kan ringe for mer informasjon om prosjektet eller for å få svar på spørsmål.
Forklar hvordan vinneren av prosjektet blir valgt. Inkluder kriteriene du vil bruke til å bestemme hvilket firma du skal ansette. Beskriv ting av stor betydning, inkludert viktigheten av at entreprenørene sender inn komplette, nøyaktige forslag og sender dem inn innen frister.
