Be om betaling på forfalt faktura krever en tilnærming som balanserer selvsikkerhet og profesjonalitet. Hold detaljert dokumentasjon for å gjøre prosessen enklere, og spor fakturaer etter nummer og servicedato. Definer betalingsbetingelsene på hver faktura, så du kan henvise til bedriftens retningslinjer når du gjør innkallings- og oppfølgningsforespørsler.
Vennlig telefonsamtale
Foreta en telefonsamtale for å be om betaling på en sen faktura. Dette kan være spesielt effektivt hvis du har et kjent forhold til kunden og antar at sen betaling var et tilsyn. For eksempel, "Hei Stan, dette er Jane Smith med ABC Company. Jeg vil forsikre deg om at du har fakturaen vi sendte deg for forrige måneds forsendelse. Det var datert 15. januar 2015. Det er 10 dager forfalt, så jeg lurer på om det ble feilplassert? Jeg kan sende deg en kopi akkurat nå hvis du vil."
Formell telefonsamtale
Hvis du prøver å få en faktura betalt gjennom et stort selskaps regnskapsavdeling eller av en ukjent individuell kunde, er en mer formell tone riktig. Identifiser deg selv, vær spesifikk om innholdet i samtalen og gjør din forespørsel. "Dette er Jane Smith med ABC Company. Jeg ringer med hensyn til faktura nr. 1234 sendt til deg via post 15. januar 2015. Fakturaen er for tiden ubetalt, og jeg ringer i dag for å spørre om hva slags betalingsordninger du vil gjøre."
Skriftlig forespørsel
I likhet med formelle og uformelle telefonsamtaler, er måten du gjør skriftlig forespørsel om betaling avhengig av arten av forretningsforholdet ditt. En uformell e-post til en vanlig kunde kan være enkel, for eksempel, "Bare sjekker inn på din utestående faktura fra forrige måned. Jeg legger til en annen kopi i tilfelle du trenger det. "Det kan også være formelt og selvsikker, og notere arten av misligholdet og konsekvensene for fortsatt manglende betaling. "Hvis denne kontoen forblir ubetalt i mer enn 30 dager fra fakturadato, vil du bli gjenstand for en 10 prosent sen avgift og fremtidig samlingsinnsats."
Gjør Betaling enkelt
Når du foretar din betalingsanmodning, gi de tilpassede flere alternativene for å øke hastigheten på transaksjonen. For eksempel, tilby å godta betaling via kredittkort via telefon, kontanter eller postanvisning, eller elektronisk betaling via et nettbank eller e-betalingssted. Be om umiddelbar betaling for å unngå ytterligere forsinkelser. Hvis kunden ikke kan betale, be om en delvis betaling eller en avtale om å betale på en forutbestemt fremtidig dato. Sett alle avtaler skriftlig.
Ta lovlig handling
Din betalingsanmodning kan bære mer vekt hvis du har en advokat utkast det. Dette kan være et hensyn når den utestående fakturaen er signifikant eller er mer enn 90 dager for sent. Du kan også vurdere små krav domstol eller ansette en samling byrå for å bistå med din innsats. Ikke la ubetalte kontoer ligge i flere måneder om gangen. Jo lengre en faktura går ubetalt, desto større er sannsynligheten for at du ikke vil se betaling i det hele tatt.
