Uansett hvor mye penger en gruppe har i sine kasser, leter etter måter å spare penger på hendelser, gir god forretningsfølelse - og enda mer hvis den hendelsen har til hensikt å skaffe midler til organisasjonen. Å holde kostnadene nede med smart, kreativ planlegging innebærer ytterligere møtetid og prioritering i stedet for å hengive seg. Utbetalingen kan bringe inn mer penger enn du har tømt ut - eller i det minste unngå å begynne neste kvartal i røde på grunn av en fest.
Planlegge på forhånd. Den beste måten å låse priser på og finne gode tilbud krever at du arrangerer arrangementskomiteen minst seks måneder på forhånd for å jakte på gode kjøp. Å forsøke å kaste noe sammen i siste øyeblikk gir ikke noe forhandlingsrom, slik at du betaler full pris for noe du ellers har fått til kost eller mindre.
Lag et budsjett og hold deg til det. Når du gjør ting billig, er målet å komme opp med et solidt nummer før du begynner å tilby grenser når brainstorming begynner, og lar en gruppe prioritere hvor disse dollarene går.
Diskuter måter å spare penger rett ut av porten. Se på alternativer som å spørre en engasjert giver for å tilby henne hjem for et husfest eller bytte frivillige timer på lokalsamfunnet i bytte for fri bruk av deres anlegg. Hvis en matlagingskole er i nærheten, legger postfly som ser etter studenter ivrig etter å prøve ut sine nye kulinariske ferdigheter for å imøtekomme arrangementet ditt eller spørre en profesjonell hvis du kan redusere kostnadene ved å levere din egen servitør eller bartender.
Forskning kostnaden av sjekkliste elementer før du forplikter deg til en ide eller kontrakt. Leiehaller, cateringfirmaer, musikere, utskriftskostnader og festfavoritter legger opp raskt. Før du får alle begeistret for et bestemt anlegg eller et band du vet, få nedgangen på den faktiske prisen.
Bruk ressursene ved hånden. Se til styret eller frivilligbase for å hjelpe med arrangementet, enten du skriver ut og leverer flygeblad for å spare utskriftskostnader eller be noen om å donere eller tilby AV-utstyr til kveldens presentasjon. Å tappe inn i kjernebase kan skape betydelige besparelser.
Samarbeide med en annen likesinnet gruppe for å være med i et arrangement. Dette tillater ikke bare å dele kostnader og plikter, men fremmer også arrangementet ditt til et utvidet publikum, og kan gi ekstra eksponering.
Benytt deg av gratis nettverksmateriale. Mens nettbaserte kampanjer er raske og enkle, kan gruppen din også bruke fellesskapsbulletiner som tilbys av radio, fjernsyn og aviser. Skriv og distribuér pressemeldinger til arrangementet ditt og fremkall en vinkel som kan få arrangementet ditt til å bli kjent med lokale nyheter.
Ikke anta at du skal få noe for ingenting. Du kan ha den mest elskede ideelle organisasjonen eller organisasjonen i området, men det vil ikke nødvendigvis tilsvare en fri tur for varer og tjenester. Når du ber om rabatter eller donasjoner, tilbyr du noe i retur, for eksempel en fremhevet omtale i alle salgsmaterialer, nyhetsbrev invitasjoner og synlighet på arrangementet.
Tips
-
Se etter skjulte kostnader som ekstra leiepriser, sen avgifter eller drikkepenger, og gjør ditt beste for å faktorere dem eller unngå dem alle sammen.
