Organisasjoner og bedrifter av alle størrelser kan dra nytte av et telefonloggsystem for å holde rede på viktige telefonsamtaler og kontaktinformasjon. For eksempel er fagfolk som advokater og regnskapsførere avhengige av telefonlogger for å holde oversikt over klienter og å registrere mengden av fakturerbar tid som tilbys hver gang.
Grunnleggende telefonloggmetoder
Bruk telefonlogger for å holde oversikt over innkommende og utgående telefonsamtaler. Ta opp data om kunder, for eksempel forretnings- og mobilnumre, e-post og nettsideinformasjon. For tradisjonelle telefonlogger, hold dataene sikre ved å sette det på et trygt sted uten allmenn tilgang når de ikke blir brukt. På et elektronisk system, hold beskjeder sikret ved å begrense eksponering for dataene og installere et passord. Hvis kontoret har en resepsjonist, kan du integrere telefonloggen med henne slik at samtaler blir returnert i tide og effektivt. Gi henne tilgang til brukerens innboks slik at de enkelt kan sjekke meldinger.
Avanserte evner
Ordne for fjernkontroll og videresending av tilgang til telefonloggen fra mobiltelefonen eller datamaskinen. Integrer tekstmeldinger og e-post i telefonloggsystemet for større fleksibilitet. Organiser telefonmeldinger i personlige mapper for enkel tilgang. Sett opp offentlige mapper hvis du ønsker å dele dataene med resten av kontoret. Konfigurer varsler slik at du mottar meldinger så snart de kommer. Plasser ikke-presserende samtaler i en mappe for den beste tidsstyringen. Opprett et system for å returnere alle telefonsamtaler innen en rimelig tid, og sett opp påminnelser, slik at ingen viktig samtale blir glemt. For et effektivt backup system, sørg for at distribusjonsgruppene mottar varsler.
Tradisjonelle telefonlogger
Bruk et tradisjonelt telefonloggsystem ved å skrive ned informasjon på en pute utformet for å holde styr på oppringere og deres informasjon. Noen telefonloggputer har et karbon for å automatisk lage en duplikatpost for lagring. Før den elektroniske alderen holdt ledere, kontorarbeidere og enkeltpersoner oversikt over telefonsamtaler ved å skrive ned navn, tall og annen informasjon på enkelte stykker papir eller pads designet for dette formålet.
MyWorkTools
Vurder bruk av MyWorkTools, som tilbyr et Word-mal-dokument som en telefonlogg for innkommende og utgående samtaler. Verktøyet kan brukes som et tidsstyrings- og produktivitetsmålesystem som sporer dato og klokkeslett for hver telefonsamtale, nummeroppringing og lengden på samtalen, samt samtaleens formål. Verktøyet kan spare tid da det eliminerer behovet for å bruke et gjennomsnitt på to timer eller mer for å lage en lignende telefonlogg manuelt.
PhonePad Electronic System
Last ned gratis prøveversjon av PhonePad-systemet, som bruker et Windows-program for å lagre all telefonsamtaleinformasjon i en innboks. Fargede ikoner og koding gir øyeblikkelig melding statusgjenkjenning, og meldinger er ordnet for å indikere om de er nye, leser eller trenger oppfølging. PhonePad ser ut som papirmeldingslister for et intuitivt brukergrensesnitt. Meldingene støttes av tekstformatering i forskjellige fonter, farger, stiler og størrelser. Flere meldinger kan åpnes samtidig, og tekstmeldinger støttes også. Den innebygde adresseboken lagrer tidligere anropsdata.
PDA eller Cell Phone Logs
Bruk en telefonlogg designet for din PDA eller mobiltelefon, for eksempel PhoneLog 2.0, til PalmPilot-mobiltelefonenheten. PhoneLog sporer alle telefonmeldinger mottatt og igjen for andre. I tillegg kan en liste enkelt opprettes som raskt kan åpnes for returanrop. PhoneLog gir en fullstendig oversikt over samtaler. Systemet er også tilpassbart og kan enkelt integreres.
