Bedrifter i alle former og størrelser har møter, enten det er et globalt selskap som lanserer en milliard dollar-salgsstasjon i Europa eller en liten familiebedrift som bestemmer seg for å oppdatere sine aksjer. Minuttattaking er vanligvis en viktig del av selskapsmøter, noe som gir selskapene en nøyaktig oversikt over viktige hendelser som aksjonær stemmer, arbeidstvister og diskusjon av fremtidige strategier.
Elementer du trenger
-
Notisblokk og penn
-
Diktafon eller opptaksenhet
Undersøk agendaen fra foregående møte. Det kan ha vært poengopptatt som må følge opp i dagens møte. Å kjenne disse temaene før møtet vil gi deg mulighet til å ta raskere inn informasjon og lage briefer notater.
Tape møtet med en innspillingsenhet hvis du tror at du kanskje sliter med å holde tritt med diskusjonene. Ved å trykke på møtet kan du transkribere relevante punkter senere med færre tidsbegrensninger.
Sitt i nærheten av personen som leder møtet. Dette vil tillate deg å be om avklaring på eventuelle poengoppdrag som du finner tvetydig eller ubetydelig.
Skriv tid og dato i hodet på notatboken din. Legg merke til personen som leder møtet, minutttakeren (deg selv) og møtet.
Oppgi alle deltakerne annet enn formannen og deg selv. Pass deg rundt et ark med papir og be hver deltager å fylle ut navnet sitt. Denne informasjonen kan deretter transkriberes til hele minuttet senere.
Hold oversikt over møte dagsorden. Møter har vanligvis nummererte poeng for diskusjon. Samtaler kan ofte gå av på tangenter, men det betyr at elementer blir savnet eller diskuteres uten rekkefølge. Hold deg til tallene på dagsordenen og noter dem som de blir diskutert, selv om de ikke er i orden.
Dokumentere eventuelle forslag til beslutninger om regler eller fremtidig selskapsretning. Oppgi de personer som foreslår bevegelser og, hvis en avstemning finner sted, registrere hvem og hvor mange som har stemt for bevegelsen. Dokumentere hvordan bevegelsen ble gjennomført, enten ved verbal bekreftelse, vis av hender eller hemmelig avstemning.
Skriv opp minuttene så snart du kan etter møtet. Informasjonen vil trolig være frisk i tankene dine, så du kan huske flere detaljer enn om du forlot det til en senere tid.
Ta opp ditt eget navn på slutten av dokumentet slik at kolleger kan kontakte deg med spørsmål om innholdet.
