Minutter er en detaljert oversikt over et møte. Protokollene tar opp samtalespørsmål, handlinger som trengs og avgjørelser. Minutter sikrer at det foreligger en offisiell oversikt over møtet, og dokumenterer også hvem som var på et møte og som var fraværende. Normalt er en person valgt til å holde protokollen, vanligvis en sekretær eller kasserer. Hvis du har fått muligheten til å holde minutter til et møte, er det noen ting å huske på for å sikre at du registrerer dem profesjonelt.
Elementer du trenger
-
Penn eller blyant
-
Notisbok
-
Opptaksenhet
-
Datamaskin
Legg merke til tid, dato og sted som møtet fant sted øverst på siden i en notatbok.
Bruk en opptaksenhet du kan spille av senere for å hjelpe deg med å skrive komplett minutter.
Oppgi navnene på deltakerne. Skriv også ned navnene på folket som var forventet å være på møtet, men er fraværende. Det kan hende du må være oppmerksom på hvis fravær er unnskyldt. I så fall kan du merke "unnskyld" i parentes ved siden av personens navn.
Følg med møte agendaen. Hovedtakerne mottar vanligvis dagsordenen før møtet, og det vil hjelpe deg med å registrere hvert diskutert emne i rekkefølge.
Legg merke til hovedpoengene for hvert emne på dagsordenen. Protokollen bør notere eventuelle beslutninger eller oppfølging som trengs for hver dagsorden.
Legg til ordet "Action" under et hvilket som helst agendapunkt som har en påkrevd handling fra et styremedlem eller en deltaker. Når du skriver opp notatene dine, gjør du ordet "action" fet og kursiv, og sett den til en egen linje; Dette gjør det enkelt å finne og bidrar til å holde oversikt over hvem som skal gjøre hva.
Skriv eller skriv noen "Andre bedrifter" for å merke eventuelle emner som diskuteres utover de som er oppført på dagsordenen, og angi hvem som var ansvarlig for å ta opp disse elementene på møtet.
Angi i ditt protokoll det avtalte tidspunkt, dato og sted for neste møte.
Logg av på minuttene. Den siste linjen i de skrevne minuttene dine bør inneholde navn og tittel, foran en setning som "Minutter registrert av."
Tips
-
Pass på at opptaksenheten er koblet til, fulladet eller har ekstra batterier.
