Hvordan godkjenne styremøter

Protokoller av styremøter er juridiske dokumenter og tilgjengelig for offentlig inspeksjon, og gjør dem viktige poster for en bedrift eller annen type organisasjon. Jo mer formelle de er, desto viktigere er det at de er godkjent av styret før de blir formidlet. Ved hjelp av noen enkle, gode fremgangsmåter for innspilling og godkjenning av minutter, vil du hjelpe deg med å strømlinjeforme denne prosessen og redusere papirarbeid.

Gjennomgå prosessen for opptak av møterminutter mandat av organisasjonen. Mange følger Roberts reglement for ordre, slik at innspillingssekretæren kan bruke og følge en mal for å ta notater og lage de siste minuttene. Spør når og om du bør inkludere navnene på styremedlemmer som gjør kommentarer eller stiller spørsmål, eller hvis du skal beskytte deres personvern. For eksempel kan det hende du må skrive: "Det ble diskutert at konkurrenten vår, XYZ Corporation, brukte misvisende reklame, og FTC skulle kontaktes," i stedet for ", sa Bob Smith at han trodde at konkurrenten vår, XYZ Corporation, brukte villedende reklame og FTC bør kontaktes. Debbie Jones og Hank Johnson ble enige om."

Pass på å registrere minuttene nøyaktig. Be styrets medlemmer om å slutte å snakke, eller at lederen venter før du starter en ny diskusjon når du faller bak i notatopptaket. Be medlemmene om å gjenta eller avklare all informasjon du ikke finner klart. Gjenta opptredener styremedlemmer gjør, inkludert både en originalbevegelse og den siste endrede versjonen, når en bevegelse blir introdusert. Gjør dette uavhengig av om bevegelsen er utstøttet og om det går. Legg inn summen av alle stemmer, i stedet for bare å si at en stemme har gått.

Send protokollen til styrets leder, administrerende direktør eller konsernsjef før du sender dem til full pensjon dersom det er din organisasjons prosedyre. Etter at du har mottatt godkjenning for å sende protokollen til full pensjon, send dokumentet til hvert styremedlem uavhengig av om hun deltok i møtet eller om hun vil være på det møtet hvor protokollen vil bli godkjent. Send protokollen tidlig nok, slik at styremedlemmer kan lese dem, stille spørsmål om dem, diskutere undersøkelser og be om avklaringer.

På det neste styremøte som utgjør et quorum, har formannen eller det styremedlemmet kjører neste møte for å gjøre et forslag til styret om å godkjenne protokollen. Et quorum er det minste antall styremedlemmer som kreves for å ta en offisiell handling. Vent på at bevegelsen skal bli utsendt, og så må møtelederen åpne gulvet for diskusjon. Under diskusjonen krever en bevegelse å bli laget, utstått og bestått dersom det er noen endringer eller rettelser som må gjøres i minuttene. Etter diskusjonen, eller hvis det ikke er noen diskusjon, må møtelederen ringe spørsmålet, eller ta avstemningen for å godkjenne protokollen.