Kundeservice er vanligvis definert som samspillet mellom en bedrift og sine kunder og er vurdert basert på evnen til den virksomheten til å møte kundenes behov. God kundeservice vil overskride kundens ønsker eller behov på en rask og høflig måte. Selv om kundeservice vanligvis er mer merkbar i salgsprosesser, er det viktig for suksess for enhver bedrift eller organisasjon som tilbyr en tjeneste for å kommunisere et klart sett med kundeservice standarder til sine ansatte.
Respekt
Det viktigste aspektet av kundeservice er å behandle kunder med respekt. Når folk bruker sin tid og penger i et etablissement, forventer de at de blir behandlet rettferdig og respektfullt. De fleste bedrifter har konkurrenter som kan tilby tilsvarende tjenester, så ofte, kvaliteten på kundeservice vil være en viktig avgjørende faktor for å sikre kundens patronage. De fleste kunder har ikke urealistiske forventninger, men ønsker bare ærlighet og integritet. Viser empati, eller setter deg i kundens sko, viser til kunden at du forstår hans frustrasjoner eller behov, og er villig til å hjelpe ham med å løse problemet.
aktualitet
Som det gamle ordtaket går, er tid penger og å gi rask oppløsning til kundenes behov er avgjørende for selskapets suksess. Ingen liker å bli uendelig plassert på vent eller fortalte at de må vente på å bli tatt vare på. God kundeservice oppnås ved å reagere raskt på et problem kunnskapsrikt og nøyaktig. Tilgjengelighet er avgjørende for å oppnå et høyt servicenivå, og mange bedrifter har kundeserviceavdelinger eller hele telefonsentre med ansatte som er opplært i å løse problemer i tide. Hvis kundenes behov blir møtt raskt, vil hun normalt tilgi et selskap og sette pris på at selskapet bryr seg nok til å anerkjenne og løse problemet.
Sett realistiske forventninger
Et stort problem som oppstår i kundeservice situasjoner er når en kunde er lovet noe som ikke kan oppfylles. Alle kan bevise at det er langt mer frustrerende å være villedet om en løsning enn å bli fortalt fra begynnelsen, hva som virkelig kan oppnås. Å gi kunden ubehagelige nyheter kan være skremmende, spesielt hvis han allerede er opprørt, men det er bedre å være sannferdig og begynne å jobbe mot en realistisk oppløsning. Til slutt, så skuffet som en kunde kan være å ikke høre nøyaktig hva han vil høre, vil han sette pris på ærlighet. En kunde er mer sannsynlig å være mye mer opprørt hvis han er lovet noe et selskap ikke klarer å levere.
