Å holde oversikt over alle selskapets inntekter og utgifter kan virke overveldende, selv når du driver en liten bedrift. Det er beregninger å lage, rapporter for å forberede, regninger å betale og skatt til fil. Listen over økonomi som må samles månedlig, kvartalsvis og årlig, er ofte uendelig.
Den gode nyheten er at småbedriftsregnskapsprogramvare eksisterer for å effektivisere prosessen. Med riktig programvare kan du holde oversikt over all finansiell informasjon på ett sted og få tilgang til sanntidsrapporter som du trenger for å holde bedriften i gang.
Hvorfor trenger jeg Small Business Accounting Software?
Small business accounting programvare tillater selv den mest matematisk utfordret å opprettholde nøyaktige økonomiske poster. I stedet for å manuelt spore kjøp, kvitteringer og fortjeneste fra regneark på din stasjonære datamaskin, kan du spare tid og arbeidskraft ved å spore alt i et elektronisk regnskapsprogram.
Det er mange fordeler med å bruke småbedrifter regnskap programvare som kan hjelpe din bedrift til å kjøre mer effektivt. Noen av fordelene er følgende:
- Streamlines din regnskap. Med småbedriftsregnskapsprogramvare har du tilgang til all finansiell informasjon på ett sted. Du trenger ikke å sjekke med flere avdelinger for å få informasjonen du trenger, eller vent til slutten av måneden for å se på økonomien din. I stedet kan du logge deg på din regnskapsprogramvare når som helst på døgnet eller dagen fra en hvilken som helst enhet for å se om fakturaer ble betalt, varelager ble sendt ut, hvilken del av bedriften din er lønnsom og hvor du kan gjøre noen forbedringer.
- Reduserer menneskelig feil. Uansett hvor kompetent dine ansatte er, er det alltid rom for menneskelig feil. Small business accounting programvare bidrar til å redusere feil i beregninger og rapportering ved å holde oversikt over økonomi elektronisk. Når prosesser som fakturering, timekeeping og regning samlinger er gjort gjennom regnskapsprogramvare, som øker nøyaktigheten av dine finanser enda mer.
- Tillater teamsamarbeid. Småbedriftsregnskapsprogramvare tillater at flere enn én person får tilgang til selskapets økonomiske opplysninger. Du vil kanskje at folket som administrerer lønn, markedsføring, lager og salg for å få tilgang til finansiell informasjon i sanntid, slik at de bedre kan utføre sine plikter. Med regnskapsprogramvare basert i skyen eller lastet inn på hver persons datamaskin, kan ansatte fra hele firmaet logge inn og få den nødvendige informasjonen.
- Gir innsikt. Med trykk på en knapp, kan småbedrifts regnskapsprogramvare gi deg umiddelbar storbildsinnsikt i ditt firma. Basert på disse kan du bedre skreddersy utgifter, salgsinnsatser, lager og ansatte for å gjøre bedriften mer lønnsom.
- Holder informasjon sikker. Dagens regnskapsprogramvare er sikker, slik at bedriftens informasjon forblir i bedriften. De fleste programvare krypterer informasjon slik at den bare kan nås av bedriften. Mange gir individuelle innlogginger for hver ansatt, slik at bare enkelte personer kan se visse aspekter av din økonomiske informasjon. For eksempel kan du gi din personaladministrator tilgang til tidsark og lønn og ikke til all annen finansiell informasjon for din bedrift. Hvis du aksepterer betalinger direkte i regnskapsprogramvaren, blir de også kryptert.
- Genererer øyeblikkelige rapporter. De fleste småbedriftsregnskapsprogrammer lar deg tilpasse rapportene du trenger, og har umiddelbar tilgang til dem når du vil ha dem. Du kan øyeblikkelig trekke slike rapporter som resultatregnskapet, selvangivelseoppsummering, fakturahistorikk, innbetalinger innbetalt og kostnadsrapporter. Dette bidrar til å redusere tiden din ansatte kan bruke til å sette sammen denne type informasjon. Du kan til og med automatisk generere rapporter som viser data på en måte som gir mening, for eksempel kakediagrammer eller grafer.
- Gir bransjespesifikk rapportering. Hvis du velger småbedriftsregnskapsprogramvare som er spesifikk for din bransje, unngår du å måtte gjøre tilpasning som kan øke prisen på programvaren. Du får også tilgang til rapportering som er mer verdifull for din bedrift. For eksempel, hvis du er helsepersonell, kan det hende du trenger funksjonalitet som gjør at du kan regne forsikringsselskaper. Hvis du finner programvare som er spesifikk for helsevesenet, kan denne funksjonaliteten sannsynligvis bli inkludert eller være en rimelig løsning. For programvare som er for generiske næringer, kan å skape denne funksjonaliteten for firmaet kjøre prisen på programvaren helt opp.
- Holder deg oppdatert på beste praksis. En programvare for småbedrifter regnskap kan holde virksomheten din nåværende på beste regnskapspraksis. Med automatiske programvareoppdateringer og opplæringsprogrammer om nye funksjoner, kan du holde deg oppdatert på de nyeste rapporterings- og skattepraksis uten å stole på revisor.
Den riktige typen programvare for småbedrifter-kontoer betyr færre hodepine for deg og mer tid for alle ansatte til å fokusere sine energier andre steder. Så hvordan velger du riktig programvare for din bedrift?
Hva regnskapsprogramvare er best for en liten bedrift?
Å bestemme seg for å få småbedriftsregnskap programvare for din bedrift er ofte den enkleste delen av prosessen. Jo vanskeligere del bestemmer hvilken spesifikk programvare som skal brukes.
Det finnes en rekke alternativer på markedet, hvorav de fleste kan tilpasses din virksomhet og behov. Før du starter prosessen med å bestemme hvilken programvare for småbedriftsregnskap som du vil laste ned eller registrere deg for, må du være sikker på at du vet hvilke funksjoner du vil ha. Ta deg tid til å undersøke dine alternativer og funksjonene hvert tilbud.
Opprett en liste over funksjonene du vil ha, og en annen liste over de du vil ha, men kunne gjøre uten. Disse kan inkludere:
- Lagerstyring.
- Banking
- Lønn og tidsskriftsporing.
- fakturering
- Kundefordringer.
- Fakturerbare timer.
- Salgsoppdrag.
- Automatisk fakturering.
- Flere brukere.
Når du vet hva du vil, begynner du å prissere dine valg. Bestem om du vil ha småbedriftsregnskapsprogramvare for nedlasting på datamaskinen din, eller hvis du vil ha tilgang til et skybasert program som du kan få tilgang til fra en hvilken som helst enhet. Det er et bredt spekter av priser basert på programmet du velger, funksjonene du vil ha og tilpasningen som må gjøres. Ha et budsjett i tankene før du tar en endelig beslutning, med tanke på at kostnadene øker etter hvert som du velger mer tilpasning.
Også vurdere hvilke småbedrifter regnskap programvare er mest intuitive for deg å bruke. Mens mange produkter har lignende funksjoner, kan det faktiske instrumentbrettet og implementeringen av produktet variere. Du bør velge en du er komfortabel med å bruke, så sørg for å se en demo av produktene du er interessert i. På den måten kan du få en følelse av hvordan du vil bruke produktet, og hvis det er enkelt nok for deg å navigere. Den siste tingen du vil gjøre er å investere mye penger i en liten bedrift regnskap programvare nedlasting som er for frustrerende for deg å bruke.
I tillegg til å prøve programmet, få en liste over referanser som bruker programvaren du er interessert i. Hvis mulig, finn en som er i en lignende bransje som din, da de sannsynligvis vil bruke programvaren på samme måte som ville du. Still spørsmål om implementeringsprosessen, hvordan de tilpassede funksjonene fungerer, og hvordan responsive kundeserviceteamet er. Svarene du får kan hjelpe deg med å ta den beste beslutningen for din bedrift.
Hvis du har en, må du også sjekke inn hos IT-avdelingen din før du tar en avgjørelse. Du kan ha begrensninger for lagring eller båndbredde som gjør visse programmer uoppnåelig å ha hos din bedrift. Teknologien til dette er best igjen for de som har god forståelse for datanettverk i ditt firma.
Er det noen gratis Small Business Accounting Software?
Den riktige småbedriftsregnskapsprogramvaren kan være en investering. Hvis du ikke er helt klar til å gjøre en økonomisk forpliktelse, kan du finne gratis småbedrifts regnskapsprogramvare gratis.
Småbedriftsregnskapsprogramvare som er gratis, gir vanligvis kun meget grunnleggende regnskapsfunksjoner, som for eksempel betaling av regninger og faktureringskunder. Noen småbedriftsregnskapsprogrammer som er gratis begrenser andre funksjoner, for eksempel antall tillatte brukere, antall bankkontoer som kan knyttes sammen og begrenset rapporteringsfunksjonalitet.
Det er noen gratis regnskapsmessig programvare på markedet som har flere komprimeringsfunksjoner, men kan mangle på andre områder. For eksempel kan programvaren tillate deg å opprette nødvendige regnskap, men ikke gi nødvendig kundestøtte. Hvis du ikke er veldig teknologisk kunnskapsrik, kan mangel på kundestøtte gjøre at den gratis programvaren ikke er verdt tiden din.
Hvis du er ute etter noe veldig grunnleggende som får deg til rytmen ved å bruke regnskapsmessig programvare, kan småbedriftsregnskapsprogrammer som er gratis, være et godt oppføringsplan for deg. Mange lar deg oppgradere til mer betalte funksjoner, ettersom du blir mer komfortabel ved hjelp av programvaren. Bare vær oppmerksom på at du ikke vil få tilgang til mange av disse funksjonene hvis du bare bruker den gratis versjonen av programvaren.
Hvis du velger den frie ruten, må du sørge for å velge et produkt som har noe navnegjenkjenning. Les anmeldelser fra andre brukere og få anbefalinger når det er mulig. Siden du legger inn sensitiv og viktig bedriftsinformasjon, vil du ikke bruke bare noen småbedrifter regnskapsprogramvare nedlasting du finner online.
Trenger jeg også en regnskapsfører?
Du lurer kanskje på om du fortsatt trenger en regnskapsfører hvis du følger med på alle dine finanser elektronisk. Svaret er generelt ja. Det er en god ide å ha en sertifisert profesjonell revisor gjennomgå informasjonen din for å sikre at alt sporer riktig og at du ikke har oversett noe som vil være avgjørende, kommer skattetid. En regnskapsfører vil også holde deg oppdatert om de siste skattebestemmelsene og kravene slik at du sørger for at du alltid er i samsvar.
En av funksjonene som finnes i de fleste småbedrifter regnskapsprogramvare er muligheten til å gi regnskapsføreren tilgang til programvaren. Du kan typisk invitere revisor til kontoen din slik at de kan se all informasjonen de trenger for å holde økonomien på rette spor. Kontoen din har begrenset funksjonalitet, slik at de ikke kan gjøre endringer uten din tillatelse.
Hvis du allerede har en regnskapsfører, vil du kanskje spørre hva hun anbefaler for småbedrifts regnskapsprogramvare. Gitt hennes kunnskap om firmaet ditt, kan hun ha noen spesifikke anbefalinger for hva som ville fungere best for deg. Hun kan også ha noen preferanser for hvilken programvare som integreres best med det hun bruker på slutten.
Å finne den rette programvare for småbedriftsregnskap for virksomheten din, vil bedre sette deg opp for økonomisk suksess i det lange løp. Pass på å gjøre det rette grunnlaget og forskningen for å velge et produkt som passer for ditt erfaringsnivå, selskap og næringsliv. Det er en investering i bedriftens fremtid at du vil sørge for at du gjør det riktig første gang.
