Både å gi og få negativ tilbakemelding er vanskelig, men det betyr ikke at du bør unngå å fortelle ansatte om deres dårlige ytelse for å unngå en ubehagelig situasjon. Så vanskelig som negative vurderinger kan være, er de nødvendige både for virksomheten og for ansattes profesjonelle utvikling. Dra føttene dine på å fortelle sannheten, og du kan ende opp med forvirrede arbeidstakere, en dårlig utførende avdeling eller til og med en feilaktig avskjedigelse søksmål når en arbeidstaker citerer mangel på klar ledelsesmessig tilbakemelding. For å sikre at negativ tilbakemelding gir et positivt resultat, kommuniserer medfølelse og defensiv defensivitet raskt.
Se gjennom din egen holdning når du oppdager at en ansatt blir defensiv med deg. Kritikken bør være situasjons- og oppgavefokusert, ikke personfokusert. Hvis du for eksempel er opprørt med en ansatt om å være forsinket med sine rapporter, bør du si "Jeg blir frustrert over deg når arbeidet ditt er sent", i stedet for å starte et personlig angrep som "Du er så uorganisert. " Hvis din kommentar hørtes anklager, beklager og rephrase den.
Bruk "I" -språket for resten av evalueringen, hvis du ikke allerede brukte det. Begynn all kritikk med "Jeg" for å gjøre kommentarene dine mindre inflammatoriske. For eksempel, sammenlign følgende setninger: "Jeg føler meg ut av sløyfen når du ikke kommuniserer med meg," og "Du kommuniserer ikke. Du forlater alltid meg ut av løkken!"
Be medarbeideren å fortelle deg mer om hans perspektiv. Hvis en arbeidstaker sier at han mener du har feil, vil du vite hvorfor, men lanserer en sperring av "hvorfor" spørsmål bare gjør at en allerede defensiv arbeidstaker føler at han er på prøve. Prøv i stedet "Kan du fortelle meg mer om hvorfor du føler den måten?"
Gi konkrete eksempler på hva du snakker om. Blant negativ tilbakemelding med positive observasjoner. For eksempel, hvis medarbeideren har en sint utbrudd om en lavinitiativpoengsum på prestasjonsevalueringsskjemaet, sier "Jeg har observert at du forlater kontoret tidlig, og mens du fullfører alle oppgavene du har utført veldig bra, har jeg lagt merke til deg Ikke frivillig å ta på seg mer arbeid når du har ekstra tid. Hvordan har du det med det?"
Godkjenne ansattes frustrasjoner. For eksempel, hvis han fremdeles er veldig defensiv etter å ha blitt forsynt med eksempler på sin oppførsel, si: "Jeg forstår at du er ganske opprørt over hva jeg forteller deg her."
Slutt samtalen med positive, fremtidsrettet kommentarer fokusert på forbedring. Etter å ha gjenkjent ansattes følelser, si: "Jeg forteller deg disse tingene fordi jeg tror du har mye potensial til å forbedre, og jeg vil gjøre mine forventninger klare. I fremtiden, vennligst gi beskjed hvis du tror du kanskje savner en frist så jeg kan tilby ressurser og forslag."
Tips
-
Forhindre forsvarsevne før det skjer. Når det gjelder offisielle prestasjonsvurderinger, må du sørge for at ansatte vet hva som forventes ved å levere kopier av evalueringsskjemaer i begynnelsen av året. Vurder å ha to ytelsesvurderinger: En foreløpig gjennomgang som gjør at folk kan forbedre seg, og en andre, endelige gjennomgang som er knyttet til reiser og kampanjer. Folk har en tendens til å bli mye mer defensiv når tilbakemeldinger er knyttet til lønnene sine, og de har ikke mulighet til å forbedre før ledelsen gjør alvorlige beslutninger.
Noen ansatte er helt enige om negativ tilbakemelding for å forsøke å unnslippe lederens kontor raskt: "Du har helt rett på det. Du trenger ikke å si noe mer. Jeg skal gjøre det bedre nå." Denne oppførselen er en annen type defensivitet, og er like skadelig, siden du ikke kan være sikker på at personen forstår hvordan man skal forbedre seg. Hvis du arbeider med en ansatt som prøver å flykte, sier "Jeg er glad vi ser problemet fra samme perspektiv. Jeg vil gjerne ta litt tid til å gi deg mer detaljert tilbakemelding og forslag til hvordan du kan forbedre."
