Et sirkulært brev brukes til å dele samme informasjon med et stort publikum. Det adskiller seg med hensikt fra et personlig brev, som sender spesiell informasjon til en eller noen få mottakere. Sirkulære brev brukes ofte til å kunngjøre ny informasjon eller for å avklare retningslinjer. De er noe generelle i emnet, siden de er allment lest. Skrive et sirkulærbrev av noe slag krever noen viktige trinn.
Kjenn publikum. For sirkulære bokstaver er leseren mangfoldig, så det kan være vanskelig å måle publikumets nivå av forkunnskaper eller kjennskap til innholdet du vil dele. Imidlertid vurdere de fleste sannsynlige lesere når du skriver, slik at brevet ditt er nyttig for de fleste.
Skille mellom interne og eksterne sirkulære bokstaver. Et internt sirkulært brev, men sirkulert til en stor gruppe, er fortsatt begrenset til en gruppe. For eksempel kan en virksomhet sirkulere et internt brev til ansatte om en ny selskapspolicy. I motsetning til dette ville et eksternt brev være et brev sirkulert til alle klienter eller til offentligheten.
Bruk tonen og stemmen som passer for den type kommunikasjon (intern eller ekstern) som rundskrivelsen vil fungere for. For eksempel vil en sterntone være passende for et sirkulært brev til alle ansatte som angriper tardiness eller fravær. En sterntone ville imidlertid ikke være hensiktsmessig å bruke for et brev som skal sirkulere til klienter.
Del kun autorisert informasjon. Siden sirkulære bokstaver er ment for et stort publikum, er de ikke egnet til å avsløre konfidensiell informasjon eller detaljer som ikke er ment for et utbredt publikum.
