Det er flere tilfeller hvor du kan bli bedt om å skrive et brev på vegne av noen andre. Advokater, for eksempel, gjør det regelmessig. Andre situasjoner inkluderer skriving for personer som ikke har ferdigheter til å gjøre det selv eller som er andre språkelever og kan ikke skrive på engelsk. Sjefens fravær fra kontoret kan være en annen grunn til at han ber deg om å skrive et brev på hans vegne. Uansett hvorfor du skriver brevet for noen andre, er formatet konsistent.
Bestem innhold
Snakk med personen du skal skrive brevet på vegne av. Lag en liste over punkter som skal dekkes, personen som skal adressere brevet til og eventuelle andre detaljer som må inkluderes. Diskuter emnet til brevet til du føler at du har nok bakgrunnsinformasjon til å skrive det riktig.
Bruk Letterhead og Business Letter Format
Skriv på brevpapir om mulig fordi det gir troverdighet til korrespondansen din. Hvis du ikke har brevpapir, skriv inn adressen til personen du skriver brevet til øverst på siden, la et mellomrom og skriv inn datoen. Start med hilsen, "Kjære" etterfulgt av personens navn, tittel og komma. Hvis du for eksempel skriver til et selskap, ville det lese "Kjære fru Briggs" eller "Til den presiderende dommeren", hvis det er for retten.
Vedta blokkformatet for forretningsbrev. Alle setninger begynner på venstre side av siden; avsnittene er adskilt av et linjeplass. Avstanden mellom lukkingen er tre til fire linjer for å gi signaturen din. Skriv forretningsbrev snarere enn å skrive dem.
Erklære forfatterskap
Erklære at du skriver på vegne av en annen person hvis det er hensiktsmessig, for eksempel i et brev til retten. Hvis det er et brev som går ut under den andre personen, må du ikke si at hun ikke skrev det selv. I tilfelle fysisk skade eller språkproblemer angir årsaken: "Jeg skriver på vegne av Jeremy Smithers da han brøt begge sine håndleddene på ski."
Bruk effektivt, lett å forstå språk
Kom til poenget. Bokstaver - enten på vegne av noen andre - må være korte og koncise. Oppgi grunnen til at du skriver, og start et nytt avsnitt for dine støttende ideer. Husk å endre avsnitt og legge igjen et mellomrom når du bytter ideer. Skriv inn lett å forstå språk. Ikke bruk et stort ord når en liten vil gjøre og hold setningene korte. Sikt for klarhet i stedet for å prøve å imponere leseren din med ditt omfattende ordforråd.
Bruk en formell stemme
Hold tonen forretningsmessig. Unngå blomstrende fraser og vær fokusert på emnet du skriver om. Ikke gi din mening om emnet, med mindre det er en veldig god grunn til å gjøre det.
Lukk Sterk
Oppsummer brevet innhold i det avsluttende avsnittet. Angi også handlingen personen du skriver brevet for vil ha tatt. Hvis det kan være en erstatning for et feil apparat eller en forespørsel om et møte. Bruk avslutningen "Med vennlig hilsen" eller "Med vennlig hilsen din" for å holde deg i overensstemmelse med forretningstonen i brevet. Fraser som "Snakk snart" eller "Din venn" er ikke hensiktsmessige. Tegn og skriv inn navnet ditt, etterfulgt av ordene "på vegne av navnet på personen du skriver for."
Anmeldelse
La brevet stå for en dag eller så, og rediger det. I tillegg til grammatikk og stavefeil, se etter ofte forvirrede ord som "passert og fortid" eller "påvirke og effekt." Kontroller det mot din opprinnelige liste for å forsikre deg om at du ikke har glemt noe. Sett deg i stedet for brevet mottaker. Les det høyt for deg selv og vurder det for tone og innhold. Rediger tilsvarende. Se gjennom brevet med personen på vegne av deg som du skrev. Pass på at du ikke overser noe som personen ville ha med.
