Det er nyttig for kontorsjefer og bokførere å ha kontanter til stede for å betale for diverse kontorutgifter. Kleinkassefonden er en liten kontant reserve - vanligvis mindre enn $ 200 - låst i et kasseapparat eller en kasse på stedet. Som ansatte bruker små penger, bør de holde en oversikt over hvilke utgifter de småpengene ble brukt til og hvor mye ble brukt. Når små penger går tomt, registrer du småkankostnadene i QuickBooks og trekk ut mer penger for å fylle opp fondet.
Opprett liten bank konto
- Navigere til Kontooversikt. I nederste venstre hjørne av skjermen klikker du på Konto og velger Ny.
- For ny kontotype, velg Bank i Konto-feltet og skriv Småpenger som kontonavnet.
- Hold åpningskontoens balanse som null og velg Lagre og lukk.
Opptakspenger trukket tilbake til småkassefondet
Kontanter fra en sjekk
- Under Banking-menyen, velg Skriv sjekker.
- Liste "Cash" som betalingsmottaker og registrer beløpet av sjekken i betalingskolonnen.
- Under rullegardinmenyen Konto velger du Småpenger bankkonto.
- Å velge Ta opp.
Kontanter fra en minibankstransaksjon
- Under Banking-menyen, velg Overføringsfond.
- Under Overføringsfond-menyen, velg Småpenger bankkonto.
- Oppgi hvor mye penger som er trukket tilbake i feltet Overføringsbeløp. I memo-feltet, skriv "Petty cash withdrawal."
- Å velge Lagre.
Noter småpengekostnader
- Naviger til kontoplanet ditt og velg Småpenger bankkonto
- I kontoeregisteret åpner du en ny transaksjon. Det er ikke nødvendig å registrere en betalingsmottaker, selv om du kan hvis du vil. Hvis alle småpengene ble brukt på en betalingsmottaker, Du kan legge inn et mottakernavn som "Ralphs Office Supply" eller "Starbucks Coffee" hvis du vil. Ellers, la mottakerfeltet være tomt.
- Skriv inn mengden små penger som er brukt i betalingskolonnen. I rullegardinmenyen Konto velger du utgiftskonto som korrelerer med kjøpet.
- Hvis småkasseutgiftene spenner over flere kontoer, velger du Splits fungere og registrer kostnadsbeløpet for hver konto.
- Å velge Lagre.
