Hver arbeidsgiver har en moralsk og juridisk plikt til å beskytte virksomheten og dets ansatte både fra ulovlig forsømmelse og fra handlinger som skaper et fiendtlig arbeidsmiljø. Å gjennomføre en undersøkelse når du mottar en klage eller har grunn til å tro på at en ansatt er engasjert i mislighold, er viktig for å oppfylle disse ansvarene. Med mindre du har gyldige grunner til ikke å gjøre det, informerer de involverte partene om at en forespørsel skal finne sted er et vanlig første skritt.
Internt Memo Format
Selv om du kan utarbeide brevet ved hjelp av et notat eller forretningsbrevformat, er et notat vanlig for intern kommunikasjon. I tillegg kan tittelen eller emnelinjen som er typisk i et notat, gjøre dette formatet mer effektivt. Foruten tittellinjen inkluderer et notat også datoen, navnet på hver mottaker og avsenderens navn og tittel. Venstre juster og singelrom hvert avsnitt i et memohus og bruk et dobbeltrom mellom avsnittene. Ta med spesielle notater for å markere notatet som konfidensielt og for å angi om notatet inneholder vedlegg eller vedlegg.
Anklaget Ansatt
Gi beskyldte beskjed skriftlig før undersøkelsen begynner. Undersøkelsesbrevet skal forklare påstandene så mye som mulig, inkludert navn, datoer og omstendigheter. Beskriv undersøkelsesprosessen, identifiser juridiske rettigheter som den anklagede kan ha og fortell den anklagede at han får en sjanse til å fortelle sin side av historien, både skriftlig og under et personlig intervju. Fortell personen om det er "virksomhet som vanlig" eller om hans rolle eller jobboppgaver krever endring til undersøkelsen er fullført.
Venter på undersøkelsesvarsling
Inkludere medarbeiderens nærmeste veileder og avdelingsleder i en innledende melding. Brevet skal forklare arten og omfanget av den pågående undersøkelsen. I tillegg bør brevet skissere tiltak som skal tas før undersøkelsen begynner, for eksempel å regnskapsføre og sikre forretningsmessige eiendeler og eiendommer eller modifisere en ansattes plikter. Til slutt skal brevet angi om veiledere og ledere skal delta i undersøkelsen, og i så fall definere bestemte roller og ansvar.
Undersøkelse Intervju Bokstaver
Brev bør også gå til alle som du planlegger å intervjue etter hvert som undersøkelsen går videre. I motsetning til en ventende undersøkelsesvarsling, som kan omfatte mer enn én mottaker, skal intervjuvarsler inneholde en enkelt mottaker i adresselinjen, uansett hvor mange bokstaver du sender. Brevet skal ikke gi noen spesifikke detaljer, men i stedet oppgir bare at medarbeideren kan bli intervjuet som en del av en pågående undersøkelse, gi navnet på personen som skal gjennomføre intervjuet og sette sammen en forventet samarbeid. I tillegg skal brevet angi notatet er konfidensiell informasjon og ikke egnet for inter-office diskusjon.
