Organisasjonsendring er vanskelig, men det som kan være enda tøffere, er å kommunisere disse endringene til ansatte. Mange ledere bekymrer seg over å slå den riktige tonen når de foretar den første kunngjøringen, men en rekke andre problemer bør også vurderes. Å svare på medarbeideres spørsmål, svare på deres bekymringer og holde kommunikasjonen flyter i usikre tider er alle sentrale elementer i å kunngjøre og implementere endringer.
Utkast til en klar kommunikasjonsplan. Lag en liste over alt som må kommuniseres til ansatte om organisasjonsendringen. Forutse spørsmål ansatte kan ha om endringene og være klar til å svare på dem. Ta med poengene du vil adressere i innledende kunngjøring, samt hvordan du vil fortsette å kommunisere med ansatte om endringer som de begynner å skje. Del eller opprett denne planen med andre i lederstillinger, slik at du leverer konsekvente meldinger til ansatte gjennom hele endringen.
Forklar til ansatte hva som har ført til organisasjonsendringen. Forklar eventuelle konkrete problemer selskapet møter, inkludert hvordan og hvorfor de trenger å bli adressert. Hvis selskapet har lav fortjeneste, økte kostnader eller dårlig ansattes moral, forklar dette til ansatte.
Oppgi til ansatte hvordan organisasjonsendringen vil forbedre selskapet. Fremhev hvordan det vil påvirke selskapet som helhet positivt (ved å øke fortjenesten eller forbedre selskapets omdømme, for eksempel). Stress hvordan disse endringene vil gi de enkelte medarbeidere seg selv. Fortsett å understreke fordelene med planen selv etter annonseringen.
Gi ansatte en tidsramme for endringen. Fortell dem når endringer skal begynne og hvor lenge de skal ta. Hvis du er usikker på den nøyaktige tidsrammen, vær ærlig og la de ansatte vite når de kan forvente et svar.
Del dine egne tvil og spørsmål. Hvis det er informasjon om endringen som er konfidensiell eller ikke har blitt løst, fortell ansatte at du vil gi dem beskjed når du kan, og prøve å gi dem en tid da de kan forvente et svar for å redusere spekulasjoner.
Gi ansatte muligheten til å stille spørsmål eller uttrykke tvil eller vanskeligheter de har med endringene. Be ansatte om å snakke med deg eller annen ledelse regelmessig om eventuelle bekymringer de har gjennom hele prosessen. Svar på vanskelige spørsmål så ærlig som mulig.
Kommuniser med ledere og ansatte ofte som endringene finner sted. Gi ny informasjon som oppstår raskt. Gi beskjed til ansatte dersom planen endres og forklare hvorfor den har endret seg. Vær så åpen som mulig gjennom hele prosessen, slik at ansatte ikke føler at de blir holdt i mørket.
