Kontraktsforvaltning er administrasjon av en juridisk bindende avtale mellom to eller flere parter. Kontraktsjefen utvikler kontraktsdokumentet fra en skriftlig forespørsel om tilbud, leverandørrespons og forhandlinger med tilbudsgivere. Etter at kontrakten er signert, er kontraktsjefens jobb å sikre overholdelse av det som er skrevet i kontrakten. En klar, omfattende og håndhevbar kontrakt er avgjørende for å kunne rette opp eventuelle problemer som oppstår under gjennomføring av kontrakten, inkludert de vanlige kontraktstyringsutfordringene som diskuteres i denne artikkelen.
Arbeid er ikke det som forventes
Den beste måten å unngå utfordringen med at arbeid ikke er det som forventes, er å klart definere dine forventninger i kontrakten din. Virksomhetskrav er vanligvis dokumentert i en erklæring om arbeid. Involver folk på alle nivåer i virksomheten når det gjelder å etablere krav og skrive arbeidserklæringen, inkludert sluttbrukere. Ikke bruk jargong. Definer alle forretningsvilkår og akronymer.
Budsjett eller tidslinje er overskredet
I kontrakten definerer du klart prosjektets omfang. Sørg for at budsjettet og tidslinjen som er forhandlet, er realistiske. Opprett en metode for å spore budsjett og tidslinje for å sikre at du er på målet. På denne måten kan du overvåke budsjettet og tidslinjen hele tiden gjennom hele prosjektet.
Mangel på ressurser med riktig ferdigheter
Det er viktig å nevne et prosjektteam på begge sider av kontrakten som har fullmakt til å utføre arbeidet. En organisasjonsplan bør inngå som en del av kontraktskravene. I kontrakten definerer titler, om ikke enkeltpersoner, å jobbe med prosjektet og statlige ferdigheter eller sertifiseringer som kan være påkrevd. Organisasjonsplanen vil utvide på dette, inkludert et organisasjonsoversikt over alle prosjektteammedlemmer.
Prosjektstatus er ukjent
Oppgi i kontrakten at en kommunikasjonsplan skal settes på plass. Denne planen bør inkludere hva som kreves når det gjelder statusoppdateringer og rutinemøter, samt adressere hvordan kommunikasjon vil skje med andre deler av organisasjonen, spesielt de som jobber med avhengige prosjekter.
Endre forekommer
Strukturering av kontrakten for å sikre at risiko identifiseres og gjennomgås ukentlig av teamet, er den beste måten å forberede seg på forandring. Kontrakten skal inneholde krav til å vurdere risiko og identifisere løsninger for å redusere risikoen. I tillegg skal en formell endringskontrollprosess inngå i kontrakten din.
Betaling er bestridt
Definer metoder og prosesser i kontrakten din for å belønne / straffe basert på overholdelse av kontrakten. Definer metoder for å måle fremdriften. Angi eksakte akseptkriterier. Denne klarheten i kontrakten vil sikre at begge parter forstår hva som forventes for aksept og betaling.
