Å ta nøyaktige notater under en konferansesamtale kan sikre at du har en klar oversikt over hva som ble diskutert. Det er bedre å ta notater så mye som mulig mens du lytter, enn å prøve å bestemme hva som er viktig når du lytter. Du kan alltid gå tilbake og trekke ut de viktigste høydepunktene senere, men en tilsynelatende ubetydelig detalj presentert tidlig kunne ha større betydning senere i samtalen.
Ta opp samtalen
Mange konferansesamtaler gir deg mulighet til å ta opp samtalene. Hvis du spiller inn, må du varsle alle deltakerne om at anropet blir registrert i starten av samtalen. Å ha et opptak av samtalen lar deg gå tilbake og gjennomgå samtalen så mange ganger du trenger, slik at du ikke går glipp av viktige detaljer. Metodene som du kan ta opp samtalen varierer fra leverandør. Be om instruksjoner for innspilling av konferansesamtaler fra leverandøren din.
Ring Deltakere
Legg merke til hvem som er på konferansesamtalen når samtalen starter. Vær oppmerksom på hvem som sier hva under samtalen og tilskriver viktige utsagn til personen som gjorde dem i notatene dine. Hold oversikt over eventuelle oppgaver eller prosjekter som enkeltpersoner tar ansvar for under samtalen og noter hvem som har hvilket oppdrag. Hvis du diskuterer, ta også notater om hva hver oppgave innebærer.
Emner for samtale
Hold styr på hvert annet emne samt samt sub-emner innenfor hver enkelt. Hvis det er en anropsagenda, merk deg hvilke emner som var dekket og hva som ble diskutert. Dagsordenen kan tjene som en grov oversikt for notatene dine. Legg merke til eventuelle oppdateringer, nyheter, løsninger og ideer som presenteres under samtalen. Naturlig samtale kan hoppe ganske mye, men å prøve å formatere notene i rekkefølge etter emne vil være nyttig for de som vurderer dem.
Formatering av sluttnotater
De opprinnelige notatene dine ser sannsynligvis ut jumbled etter at samtalen er fullført. Organiser notatene i seksjoner som omhandler de ulike temaene som er omfattet av samtalen. Identifiser hvem som snakket når du reformerte notatene dine. Du kan også inkludere en kort oppsummering som fremhever hva som ble oppnådd eller bestemt under samtalen, eller de viktigste diskusjonspunktene. Ta med dette sammendraget i begynnelsen av dokumentet. Du kan også opprette en annen seksjon som viser hvilke oppgaver som ble tildelt under samtalen, og hvem er ansvarlig for dem. Dette gjør det mulig for senior tjenestemenn en rask referanse for hva som skjedde under samtalen, uten å måtte lese de detaljerte notatene.
