Memo, short for memorandum, er det ofte brukte formatet for intern virksomhetskommunikasjon. Å vite hvordan du uttrykker og organiserer et notat effektivt kan være vanskelig. Følgende instruksjoner fokuserer på den mer formelle versjonen av notatet - en sannsynlighet for å bli skrevet ut og distribuert eller sendt i en offisiell epost.
Identifiser din hensikt og målgruppen og bestem deg for riktig tone. Hvis du har til hensikt å snakke om en ny selskapspolitikk, bruk en streng tone. Hvis du har til hensikt å informere medarbeiderne på det kommende selskapsselskapet, gå lett.
Bruk riktig og allment akseptert format. Dette kan variere etter firma eller organisasjon, men inneholder ofte mange lignende aspekter: "Til", "Fra", "Dato" og "Emne" -elementer, hver etterfulgt av et kolon og tilhørende tekst.
Hold notatet kort og til poenget. Det er generelt best å holde notater til en side. Separat hvert avsnitt med et linjeplass. Ikke skriv inn avsnitt. Husk å forlate rundt to inches øverst for firmaets logo / header, som ofte vil skrive ut eller vises på skriftlige notater.
Velg ordene nøye. Antall ord du kan bruke er begrenset av plass.
Lag en melding som tydelig og konsist uttrykker bekymringen du ønsker å formidle.
