Den digitale verden har gjort kommunikasjon uten tvil det viktigste ferdighetssettet for både enkeltpersoner og bedrifter. Når kommunikasjon faller fra hverandre i et selskap, er det ofte en prediktor for når annen arbeidsplassdynamikk følger den nedadgående spiralen. For å mestre kommunikasjon må man forstå de grunnleggende forskjellene mellom formell og uformell kommunikasjon, og når hver er best brukt. Når kommunikasjon er flytende og åpen, fører det ofte til økt effektivitet, bedre relasjoner og større moral.
Hva er Corporate Communication?
Før du kommer inn i intricacies av formelle og uformelle kommunikasjonsmetoder, er det godt å ha et grunnleggende kjennskap til hva som består av bedriftskommunikasjon.
Bedriftskommunikasjon kan være både intern og ekstern. Til tider kan det dreie seg om å utdanne ansatte på merkebilde og hvordan både å opprettholde og fremstille merkevaren gjennom all sin innsats. Kommunikasjon brukes til å bygge interessentrelasjoner. Det er gjennom meldinger at skaden styres eller forverres når ting går sidelengs. Kommunikasjon definerer markedsføring, PR og ekstern merkevarekjenning. Det er i meldinger og kommunikasjon at selskaper lager rammer for hvor de er på vei og hvilke prosjekter som kommer ned i rørene.
Kort sagt er bedriftskommunikasjon bak nesten alle aspekter av den moderne virksomheten. Å utmerke seg ved kommunikasjon er en viktig måte både ansatte og ledelsen kan ta sine karrierer til større høyder.
Hva er formelle og uformelle kommunikasjonsmetoder?
En hvilken som helst måte man velger å gjøre noe kjent med, er en kommunikasjonsmetode og variasjonen er enorm. Noen inkluderer:
- Snakker rundt vannkjøleren.
- Sende en e-post fra hele virksomheten eller fra person til person.
- Publisering til bedriftsfora.
- Deling i et nyhetsbrev.
- Feste en pamflet på lunsjbordet.
- Peer-to-peer chat-meldinger.
- Gruppe- eller gruppesamtaler i et selskap Slack Group eller Basecamp Board.
- Adressering av bedriftens rundbord.
- Gjør en tale på et selskapspiknik.
- Enhver form for teksting, sosiale medier og til og med videoer.
- Utstedelse av interessentrapport.
Ingen av disse metodene er ineffektive for kommunikasjon. De får alle ordet ut. Spørsmålet er, er de en passende metode for den meldingen? Enda viktigere er de upassende?
I noen regioner kan teksting etter timer være mot loven eller en overtredelse av en ansattes kontraktsbetingelser. Venner på Facebook kan være upassende for en veileder eller leder, da det kan føre til ubrutt informalitet ut av arbeidstiden. Dagens utvalg av kommunikasjon fra region til region og bedrift-til-selskap presenterer en rekke dilemmaer og overveier som bør anerkjennes og forstås av både ledere og ansatte.
Eksempler på uformelle kommunikasjonsmetoder
Uformell kommunikasjon er en hvilken som helst kommunikasjonsmetode som ikke følger bedriftens ledelseskjede eller overholder etablerte beste praksis innen selskapet. Det kan inkludere sladder, rykter, uformell chatter, break-time banter og utover. Det skjer i e-postmeldinger, gjennom tekster, på gruppemeldingsprogrammer, håndskrevne notater, Post-its festet til rapporter, på telefonsamtaler og til og med i lagblogger. Ofte anses det som peer-to-peer, noe som betyr at det sjelden forekommer hos personer på ulike myndighetsnivåer.
Generelt kan det være impetuert, uplanlagt, uformelt og ubekreftet. Det er vanligvis ikke ment å bli tatt som en endelig si og forventes ofte å være utenfor posten.
Kanskje en ansatt tilfeldigvis sier: "Jeg så salgsrapporter, og jeg tror det betyr dårlige ting for vår jobbssikkerhet." Dette er uformell kommunikasjon som på ingen måte representerer selskapets bunnlinje. Salget kan være nede for alle mulige årsaker, fra en større klient som erklærer konkurs gjennom til produktutvikling, og rammer opp for en ny lansering som kan gjøre gammelt produkt utdatert. For alle å ta en slik flippant kommentar som evangeliet kan være farlig for lagmoral. Det er viktig at ansatte forstår tilfeldige observasjoner som "uformell kommunikasjon" fra en person kan skade teamet.
Si en annen medarbeider sender ut en allmenn tekst som inviterer alle til ettermiddags drinker på Wanda's Watering Hole, hvor happy hour drinker er den billigste noensinne. Dette kan ha skjedd på en bedriftskonto, og det kan innebære ansatte, men det er en uformell og uanstrengt kontorinnsamling. Og disse er gode teambyggere og bør oppfordres, men selskapet bør ha retningslinjer for hvordan slike arrangementer er organisert - for eksempel ikke via e-postkontoer for bedrifter.
Uformell kommunikasjon kan også være noen form for skyting av brisen. Det er ansatte som snakker om helgen eller spre nyheten om at Joyce hadde hennes baby. Fotball bassenger, chatting om været, griping om parkering eller lurer høyt om nye kvartalets produktutgivelser - disse er alle uformelle.
Når kommunikasjon på arbeidsplassen er uformell, er det ofte ikke behov for å opprettholde privatlivet eller en forventning om personvern.
Eksempler på formelle kommunikasjonsmetoder
Når det kommuniseres formelt på arbeidsplassen, er det generelt retningsbestemt. Det er topp-ned, bunn-opp, lateralt eller horisontalt. Det innebærer avdelinger og etablerte praksis. Formell kommunikasjon er vanligvis oppfattet på forhånd - det er en melding som har blitt gjennomgått og planlagt, da formidlet for bestemte ansatte, bestemte avdelinger eller til og med selskapet eller dets interessenter som helhet.
Det kan også vise seg i e-post eller gjennom telefonsamtaler. Men de viktigste kriteriene for formell kommunikasjon er at det anses "gjennom de riktige kanalene" -kommunikasjonen.
Et eksempel kan være når firmaets messing utsteder en e-post med et vedlegg som er formelt skrevet, og forklarer hvorfor overtid ikke kan faktureres og ikke kompenseres for en bestemt varighet. Et slikt brev vil ha involvert ledelse, regnskap og muligens selv den juridiske avdelingen slik at den beskytter selskapet mot alle som har misforstått brevet og forsøker å fakturere uautorisert overtid. Det vil trolig innebære en "leserkvittering" på en e-post som bevis på at hver mottaker har åpnet og lest det nevnte kommunikasjonsnummeret.
En aksjerapport for interessenter er en formell kommunikasjon. En ansatts gjennomgang med en leder kan betraktes som en formell kommunikasjon når det foreligger en skriftlig rapport. En video laget av ledelsen for å forklare et prosjekt og tilgjengelig gjennom bedriftens sky er formelt, mens en videochatt er uformell. Et bedriftsblogg er en formell måte å få nyheter om nye produkter eller tjenester, ikke bare til et selskaps team, men også til både deres eksisterende og potensielle kunder. Når dårlige nyheter kommer ut om et prosjekt og PR-avdelingen setter ut branner, er det ekstern formell kommunikasjon.
Alle disse kommunikasjonsmåter deler en stor ting til felles - ingen av dem er spontane. Alle er sannsynlig å inkludere god grammatikk, konsistent språk, industri jargong, bedriftens vilkår og sannsynligvis selv merkevarebygging.
Hvorfor trenger du formelle og uformelle kommunikasjonsmetoder
Kommunikasjon påvirker så mye av hva som skjer i våre liv. Det quells frykt; det inspirerer og utdanner. Det bygger forhold og kan rive dem fra hverandre.
Bedrifter som ikke har god kommunikasjon, har ofte mange problemer. Det kan gjøre ansatte forvirret om hvilke tiltak du skal ta eller hvordan du skal oppføre deg. Det kan oppstå sammenstøt mellom avdelinger. Feil skjer. Tempers kan flare. Resultatene kan være alt fra ineffektivitet gjennom til juridiske problemer.
Med god kommunikasjon - både uformell og formell - bedriftskultur har en tendens til å være sterkere, sunnere og mer produktiv. Når ansatte føler at de har verktøy for å kommunisere med hverandre og med ledelsen, har de ofte en bedre forståelse av deres roller og mål.
Når ledelsen har et bredt spekter av veier tilgjengelig for kommunikasjon med ansatte, skaper det bedre relasjoner, inspirerer større lojalitet og kan føre til økt produktivitet generelt.
Hvis kommunikasjon bare skjer uformelt eller formelt, skaper det konflikter.
Eksempler på blandet eller formidlet kommunikasjon
Kanskje ledelsen aldri mingler med teamet deres. Kanskje Peter, leder av salg, har ingen anelse om at John har blitt syk sykdommer på det siste, takket være Johns modige ansikt. Som et resultat skjønner Peter ikke at laget er stresset fordi johannes sliter så mye. Når John informerer Peter om at han har blitt diagnostisert med kreft, er det et sjokk, for Peter er aldri verdsatt å snakke rundt vannkjøleren, og skaper uformelle epostvolumer. Fordi Peter har vært så fjernt på et uformelt nivå, forventer hans salgsavdeling ham, og de har frykt for hva Johns kreftdiagnose betyr for Johns jobbsikkerhet og deres forestående arbeidsbelastning.
Gode ledere forstår at uformell kommunikasjon gjør relasjoner sterkere, ikke bare på slutten, men som en moralsk byggekloss for hele selskapet, fra resepsjonist til kundefordringer.
Som en flipside, men hvis kommunikasjon bare er uformell, forlater de ansatte forvirret og frustrert. Hvis hver selskapspolitikk bare utstedes via spontane, reaksjonære e-postblasts, og aldri utstedes formelt som en veldekket missiv, kan det føles som målpostene stadig beveger seg. Er dette virkelig politikk, eller bare et annet humør som ledelsen er i?
Kanskje, i mai, leder lederen av produktutvikling selskapet med en tilfeldig skriftlig e-post som sier: "Teamet har jobbet hardt for et nytt grensesnitt som gjør at vår regnskapsprogramvare lettere å bruke for kunder. Ikke sikker på navn eller utgivelsesdato, men det er definitivt i verkene."
Så, i juli, kommer en epost ut som sier, "Vi er tilbake til tegnebrettet på grensesnitt. Målet er økt funksjonalitet som resulterer i færre kundeserviceanrop."
Likevel har det ikke vært noen formell kommunikasjon om noe som helst å gjøre med grensesnittet. Hva skal ansatte si eller gjøre om grensesnittproblemer hvis kundene spør? I dette tilfellet er det avgjørende at selskapet får det sammen og utgir en formell kommunikasjon som sier nøyaktig hva utviklingslaget jobber med, fordi det er viktig informasjon for alle nivåer i selskapet, fra budsjettering til markedsføring, og avdelinger kan da utvikle en plan av tiltak på kommende grensesnitt.
Hvordan lære ansatte formelle og uformelle kommunikasjonsmetoder
Når det kommer til kommunikasjon, er det mer på spill enn noensinne. Politikk er kritisk i bedriftsmiljøer, og når de legges ut, er det formelt. Skriftlige retningslinjer kreves, med avklaring gitt etter behov. Kanskje avklaring kan forekomme via adresseringspersonalet i et møte, eller tillater en slakk kanal for diskusjon, men det er viktig at det ikke er noen tvetydigheter.
Be ansatte om å engasjere seg og stille spørsmål hvis de er usikre på noe. Gi dem beskjed om at det er greit å sende en e-post eller annen skriftlig kommunikasjon hvis de vil ha en papirspor på svarene. Slike papirspor beskytter også selskapet.
Politikk bør indikere hvor firmaet står på ting som sladder - at det kan være skadelig og uproduktivt, at alle ansatte fortjener både respekt og personvern på saker både på arbeidsplassen og utenfor det. Politikk bør også forklare at mens folk er frie til å bruke sosiale medier som private personer, må de ikke dele arbeidsprodukt eller snakke om selskapssaker på sine sosiale kanaler.
Retningslinjer kan også avklare om det er greit å bruke e-post uformelt i arbeidet eller om slike meldinger bør være begrenset til meldingsapplikasjoner og lignende. De bør fastsette om det er regler for teksting eller e-post etter timer, og hvis ansatte forventes å overvåke disse off-site.
Dette er også hvor politikk om flørting og trakassering skal gjentas, siden de alltid er uformelle kommunikasjoner som ofte flaunt selskapets regler.
Til slutt er en skriftlig håndbok om kommunikasjon i selskapet den beste måten å etablere bedriftskommunikasjonskulturen på. Husk at uformell kommunikasjon er en verdifull, moralbyggende del av enhver arbeidsplass, og det bør ha lov til å blomstre til tider. Visst, det kan gå tom for hånden hvis det er non-stop, så selskapet bør ha retningslinjer om når det er hensiktsmessig og hva som er hensiktsmessig å diskutere uformelt. Seksuelle erobringer, nei, men en flott helg borte på en hytte, det er greit.
Til slutt, ved å skape et positivt, åpenbart kommunikativt arbeidsmiljø, finner du at bedriften har et mindre stressende, mer produktivt miljø, med ansatte som føler seg mer lojale og verdsatt på arbeidsplassen.
