Kontorprosedyrer er den aksepterte standarden for å gjøre forretninger innenfor en bestemt arbeidsplass. Slike standarder kan variere avhengig av bransje, arbeidsbelastning, geografisk plassering, profesjonalitet på kontoret eller størrelsen på selskapet. For eksempel vil kontorprosedyrer i medisinsk, tannlege eller juridisk praksis være mye annerledes enn i en bygg-, detaljhandel eller importvirksomhet. Det er imidlertid noen "normer" for kontorprosedyrer på tvers av næringer.
Telefonprosedyrer
Alle kontorer krever profesjonell og høflig telefonoppførsel. Svar telefonen raskt, snakk tydelig og høflig, og aldri la en oppringer stå på vent mer enn noen sekunder uten å returnere til samtalen - selv om alt som er sagt er, "Jeg jobber fortsatt på forespørsel."
Ta meldinger til arbeidere som er ute av kontoret eller utilgjengelige. Oppgi navn, dato, klokkeslett og telefonnummer til den som ringer opp, sammen med formålet med anropet, hvis det er gitt. Når et talepostsystem er på plass, spør den som ringer om hun vil legge igjen en talepost og deretter overføre henne til talepostsystemet. Det er uhøflig å overføre en samtale uten å informere innringeren i forkant av overføringen.
Registeradministrasjon
Spesifikasjonene for registeradministrasjon varierer sterkt fra kontor til kontor, men detaljene i all forretningsdrift må opprettholdes på en ordnet og profesjonell måte. Oppbevar kopier av alle kvitteringer, fakturaer, kontoutskrifter, arbeidsordrer, forslag, jobbestimater, korrespondanse, rapporter og andre dokumenter produsert av selskapet.
Opprett filer for hver leverandør, kundekonto, salg eller prosjekt, basert på selskapets spesifikasjoner. Merk etikett alle mapper, og arkiver dem på et lett tilgjengelig sted der de raskt kan hentes når det trengs. Dette er krav til riktig forvaltning av enhver bedrift, uansett industri.
Mailhåndtering og distribusjon
Håndtering av innkommende og utgående e-post vil også variere på kontoret, men behandle all post som viktig korrespondanse og håndtere det raskt, spesielt korrespondanse med kunder og kunder.
Åpne og rutepost til den aktuelle avdelingen eller medarbeider, avhengig av spesifikke selskapsprosedyrer. Aldri åpne poststemplet "personlig". Hvis innkommende e-post skal åpnes før distribusjon, papirklipp konvolutten til baksiden av korrespondansen dersom en adresse eller avsenderinformasjon er nødvendig.
Veid utgående post, om nødvendig, og fest riktig porto til øvre høyre hjørne. Hvis posten hentes av en postboks, plasser den på riktig utgående sted for henting. Hvis det blir tatt til det lokale postkontoret, plasser alle bokstaver i en boks for enkel transport. Tape alle pakker sikkert og merk dem tydelig for riktig levering.
Datamaskiner og teknologi
Det er viktig å sikre datadata riktig beskyttet i dagens kontor som er avhengig av slik informasjon. Øv grunnleggende sikkerhetsprosedyrer for å sikre datafiler og maskinvare.
For å beskytte dokumenter og programvare, lag en daglig sikkerhetskopi av alle datafiler på et nettsted som tilbyr en slik tjeneste, eller på en egen flash-enhet eller Zip-disk. Vær forsiktig når du laster ned filer og programvare fra Internett. Hold en virusbeskyttelsesprogrammering kjørt når en datamaskin er slått på, og hold virusdatabasen oppdatert siden nye trusler oppstår kontinuerlig.
Beskytt maskinvare med en sterk og pålitelig overspenningsvern. Slå av datamaskiner om natten når ingen bruker dem, og koble fra hvilken som helst elektronikk under tordenvær.
