Selv i et enkeltpersoners kontor er organisering av kontorprosedyrer avgjørende for en effektiv drift av en bedrift. Å lage et sett med organiserte prosedyrer gjør det lettere å drive en bedrift og reduserer mengden tid som trengs for overheadoppgaver som arkivering, innkjøp og grunnleggende papirarbeid.
Elementer du trenger
-
Ordbehandlingsprogramvare
-
Skriver
-
Tre-ring bindemiddel
Lag en liste over prosedyrer som må organiseres. Pass på at du lister alle kontorprosedyrer som du forventer å gjøre i fremtiden, selv om de gjøres sjelden.
Bestem personen som er ansvarlig for hver kontorprosedyre. Hvis mer enn én person er ansvarlig, identifiser personen som utfører prosedyren mest effektivt, eller hvem er mest artikulert om å beskrive prosedyren.
Be om at hver person skriver ned en detaljert beskrivelse av hvordan de utfører hver kontorprosedyre. Sørg for at hver person følger et trinnvis, klart format ved å gi en mal eller en prøve av hvordan hver beskrivelse av kontoprosess skal skrives. Be om at hver person gir en kopi av beskrivelsen i et vanlig tekstbehandlingsdokumentformat.
Kombiner alle kontorbeskrivelsesbeskrivelser i et enkelt hoveddokument, organisert i kapitler etter funksjon. For eksempel gruppere alle regnskapsrutiner i et enkelt kapittel, alle forsendelsesprosedyrer i et annet kapittel.
Skriv ut hele dokumentet og gi minst ett tre-ring bindemiddel med alle kontorprosedyrer til dine ansatte. Gi hver medarbeider et eget dokument som dekker alle kontorprosedyrer som de er ansvarlige for, og sørge for at alle ansatte leser dokumentene som gjelder de kontorprosedyrer de regelmessig utfører.
