Når du oppretter et regnskapssystem, må bedrifter og ideelle organisasjoner etablere et rammeverk for internkontroll. Den interne kontrollprosessen bidrar til å sikre at systemet fungerer godt, og at alle involverte medarbeider utfører som forventet. Å ha en så viktig forretningsfunksjon gir rimelig trygghet ved å redusere risikoen for feil og sikre organisasjonens eiendeler. På grunn av sin betydning gjør selskapene det bra å vurdere de grunnleggende prinsippene for internkontroll.
Arbeidsoppgaver
Bedrifter må klart etablere ansvar. Tilordne spesifikke ansvarsområder til enkeltpersoner sikrer at de forstår hva deres rolle er i å opprettholde internkontroll. Hvis et internkontrollansvar konsekvent overses, vil et effektivt internkontrollsystem gjøre det klart hvem som ikke utfører en tilordnet oppgave.
Record Keeping
Minne er ikke et ufeilbart verktøy, spesielt når det gjelder store mengder informasjon eller transaksjoner. Å ha korrekte registreringsprosedyrer vil gjøre det mulig for bedrifter å ha en nøyaktig oversikt over transaksjoner ved hånden. Slike historiske data gjør det mulig for selskapet å referere til det senere hvis et problem oppdages eller om det er nødvendig med avklaring.
Forsikring og liming
Dessverre kan selv det beste interne kontrollsystemet ikke hindre tap av en eiendel. Ved å forsikre eiendeler og bindende ansatte kan en organisasjon være trygg på at den vil bli refundert for verdien av en eiendel dersom aktivet blir stjålet eller på annen måte misappropriert.
Asset Records and Custody
I et internt kontrollsystem er personer som har fysisk tilgang til kontanter og andre eiendeler ikke de samme som holder postene knyttet til dette aktivet. Hvis for eksempel personen som var ansvarlig for å beholde småpengepostene, var den samme personen som hadde nøkkelen til småpengekassen, ville det være lett for den personen å hjelpe seg selv til kontanter mens han forfalsket småpengeposten. Personen som beholder eiendomsregistrene skal ikke kunne fysisk få tilgang til de eiendelene han sporer.
Ansvar for relaterte transaksjoner
Noen ganger må flere oppgaver være fullført for å fullføre en enkelt transaksjon. I dette tilfellet er det viktig at ulike ansatte utfører de separate oppgaver som utgjør transaksjonen. Dette sikrer at flere enn én person var involvert i å fullføre oppgaven, og øker sjansen for at eventuelle feil eller bedrageriske handlinger oppdages.
Teknologiske kontroller
Innbruddsalarmer, elektroniske tastaturer og andre teknologibaserte sikkerhetsfunksjoner kan hjelpe organisasjoner med å beskytte eiendeler. Teknologi kan ofte gå der folk ikke kan, og kan være på jobben 24 timer i døgnet uten å kreve ekstra lønn eller pauser. Smarte bedrifter øker sine interne kontrollsystemer med passende og kostnadseffektiv teknologi.
Uavhengig gjennomgang
Bedrifter må regelmessig vurdere sine interne kontrollsystemer. Det bør gjøres av en person som ikke utførte noe av det arbeidet som ble sjekket. En uavhengig evaluator kan objektivt rapportere om arbeidet som gjøres gjennom den interne kontrollprosessen og har ingen grunn til å dekke feil eller være altfor optimistisk om kontrollprosedyrene.
