Å ha en liten bedrift betyr ofte at færre mennesker er tilgjengelige, de har mindre tid og de må ofte gjøre flere forskjellige oppgaver samtidig. Å ha satt kontorprosedyrer kan spare tid, stress og penger for alle involverte. Standard prosedyre betyr at alle parter vet hvordan de skal fortsette i deres daglige aktiviteter og hvor det endelige ansvaret ligger.
Human Resource Issues
Menneskelige ressurser er et område hvor forutbestemte politikker og prosedyrer mest kan eliminere forvirring og konflikt. Det bør være klare prosedyrer på fravær, telefonbruk, sykepenger, ferieforespørsler, helseforsikringsforhold og arbeidsplasssikkerhet. Det er ofte en god ide å kompilere en manuell, uansett hvor liten, å gi svar på ulike problemer før problemer. Ansattes konflikter, tyveri, trakassering, vold på arbeidsplassen og andre viktige saker kan ledes av med klare retningslinjer og prosedyrer for å håndtere disse situasjonene. Ansatte vurderinger og advarsler kan dekkes, samt fordel pakke datoer og andre spørsmål.
Arbeidsoppgaver
Spesielt små kontorer kan ha vanskeligheter med å skissere de nøyaktige arbeidsoppgavene til personell. Forvirring kan elimineres ved å sørge for at ansatte vet hva jobben deres innebærer og hvilke tilleggsoppgaver de kan bli pålagt å dekke. Dette kan kreve organisasjonsdiagrammer som indikerer hvem som overtar når andre er ute av kontoret på syke dager eller ferie tid. Klar omtale av hvem som har det siste si i bestemte områder, kan gå langt for å hindre forvirring og harde følelser innenfor kontornettverket. Ifølge Smallbiztrends.com er kontorsjefen mest sannsynlig å være en til å ta en ekstra oppgave som menneskelige ressurser, innkjøp og informasjonsteknologi bekymringer som går ut over tradisjonelle kontoroppgaver.
Finansielle prosedyrer
Kostnadene kan raskt gå tom for hånden når man driver en liten bedrift, så et brukervennlig kontorregnskap er avgjørende for gode kontorprosedyrer. Leverandørgjeld og gjeldsoperasjoner på daglig basis kan lett nås for å sikre at virksomheten kjører innenfor budsjettbegrensninger. Tilgang til økonomiske data kan begrenses til de som trenger å vite. Prosedyrer for styring av kontanter og små kjøp bør være klare med enkel registrering. Skjemaer bør standardiseres for kjøp, lager, fakturering og vedlikeholdsproblemer.
