I et kontormiljø er det viktig å alltid opprettholde en profesjonell oppførsel. Punktlig er viktig og alle forsøk bør gjøres for å komme fram til tiden. Med mindre du forventer et viktig anrop, bør mobiltelefoner slås av eller settes på vibrasjon for ikke å forstyrre kontoret. Kled deg i riktig antrekk for den type virksomhet som utføres. For eksempel iført jeans i et profesjonelt kontormiljø, vil det bli vurdert som upassende, men jeans kan være akseptabelt antrekk i et byggekontor.
Kundeservice
En av de viktigste faktorene i kontorprosedyrene er hvordan kunder blir behandlet når de ringer eller besøker kontoret.
Ved å håndtere kunder i person er det en god ide å hilse personen med et smil og være oppmerksom på deres behov. Hvis en kunde kommer inn med en klage lytte oppmerksomt, men ikke blir defensiv, konfronterende eller opprørt, vil den bare tjene til å eskalere situasjonen. Vis ekte bekymring om ansiktsuttrykk eller kroppsspråk når kunden klager. Hvis kunden er ranting, la dem rive - ikke prøv å stoppe dem eller snakke over dem. Når de har stemt sin klage, svarer de rolig ved å fortelle dem hva du planlegger å gjøre for å hjelpe dem eller til hvem du vil henvise dem og hvordan den personen vil kunne bistå med å løse problemet.
Telefon Etiquette
Fordi personen på den andre enden av linjen ikke kan se deg, må telefonene besvares på en optimistisk måte. Personen i den andre enden skal kunne høre smilet i stemmen din. Svar alltid innkommende anrop med navnet på selskapet, og ta vare på navnet på selskapet slik at det er forståelig. Noen ganger er det nødvendig å vise samtaler før de videresendes til mottakeren. Gjør ethvert forsøk på å få personens navn riktig. Hold et notisblokk praktisk for å skrive ned den som ringer navnet i tilfelle avbrudd eller mottakeren ikke svarer og samtalen blir spurt tilbake. Dette vil gjøre det mulig å adressere den som ringer direkte.
Samhandling med andre ansatte
Det er aldri en god idé å diskutere personlige problemer med andre ansatte eller bli involvert i kontorsladder. Politikk og religion bør unngås som tema for kontaksamtale.
Vær alltid respektert når du adresserer andre ansatte. En god tommelfingerregel er at den personen du adresserer er underordnet, det er greit å adressere dem etter deres fornavn, men en veileder eller leder bør tas opp som Mr. eller Ms, med mindre de ber om å bli adressert av deres første Navn.
Organisasjon
Arbeidsområdet bør alltid være rent, pent og organisert. Hvis du er syk eller vekk fra kontoret av en eller annen grunn, kan det hende at noen må hente informasjon fra skrivebordet og ikke må "rote" gjennom alt i arbeidsområdet for å finne det de leter etter. Det er også viktig å ikke holde personlige ting i eller på pulten din fordi noen min tilfeldigvis "snubler" på noe du ikke vil bli offentlig.
Nøyaktig
Hvis arbeidet krever flere trinn for å fullføre, er det en god ide å lage en sjekkliste og sjekke av hvert element etter hvert som det er fullført. Uansett hvilke arbeidsoppgaver som er gitt oppmerksomhet på detaljer, er det viktig å gjøre en god jobb.
Hvis dokumentopprettelse er en del av jobben, må du sørge for å skrive en stavekontroll og grammatikkontroll på hvert dokument. Uansett hva jobben krever, er det alltid en god ide å dobbeltsjekke arbeidet før du setter det inn.
