Vellykkede resepsjonister kan elegant administrere flere oppgaver, samtidig som de gir et positivt førsteinntrykk av sine selskaper til gjester, besøkende og potensielle ansatte. Enten du jobber i et lite profesjonelt firma eller et stort multinasjonalt selskap, kan de rette organisatoriske ferdighetene være nøkkelen til å opprettholde en effektiv resepsjonsskranke. De beste mottakerenes organisasjonsideer forenkler rutinemessige oppgaver og gjør gjestfriheten mer effektiv.
Hurtigreferansehåndbøker
Opprett raske referanseguider for rutinemessig informasjon, som ofte kalt nummer, kontonummer og telefonlengder. Laminat disse guider for å gjøre dem enkle å håndtere og referere raskt. Plasser disse veiledningene i en organisert fil når den ikke er i aktiv bruk. Vurder å ha ekstra kopier av disse veiledningene til å gi på forespørsel. Disse veiledningene vil gjøre deg mer effektiv og kan bidra til å øke hastigheten på rutinemessige oppgaver som overføring av samtaler.
Viktige avtaler
Lag en liste over forventede besøkende på dagen etter avtale. Sett personens navn og hvem du bør varsle ved ankomst. Denne listen lar deg tilpasse dine velkomsterklæringer til besøkende. For eksempel, når en gjest ankommer, kan du si, "Velkommen, Herr Smith. Fru Epps er spent på møtet ditt." Denne typen hilsen gjør at gjestene føler seg velkommen og kan bidra til å forbedre resultatene av møtet. Denne tilpassede velkomst er spesielt nyttig for ansattes intervjuer. Hvis en potensiell medarbeider føler seg velkommen, vil hun være mer rolig for intervjuet hennes og vil få en mer gunstig utsikt over arbeidet for selskapet.
Break Rotation Schedule
Sørg for at du har riktig sikkerhetskopiering for å dekke dine plikter når du er i pauser eller har syke dager. Lag "cheat sheets" som beskriver grunnleggende plikter og funksjoner som kan gis til alle som fyller på for deg. Vurder å opprette en formell tidsplan som roterer dekningstollene mellom ulike avdelinger i din bedrift. Dette rotasjonssystemet gir deg mer kontakt med flere deler av virksomheten, noe som gjør det lettere for deg å stille spørsmål i fremtiden.
Company Scrapbooks
Lag en firmaplakkbok som fremhever positive nyheter og bedriftsaktiviteter. Utfør disse bøkene når du har nedetid og plasser dem i ditt venterom for besøkende å vurdere. Disse bøkene vil gi en konstruktiv måte for besøkende å passere tiden mens de venter på avtalen deres og kan hjelpe dem med å bli bedre kjent med bedriften din på samme tid. Ved å holde dine gjester opptatt, vil du være i stand til å holde oppmerksomheten din på andre oppgaver og telefonsamtaler, noe som øker din organisatoriske effektivitet.
forfriskninger
Oppbevar forfriskninger innen rekkevidde i resepsjonen din. Installer et lite kjøleskap for å lagre kalde drikker under skrivebordet eller i venteområdet. Har en kaffekoker med en kopp, og med standard kaffeprodukter som sukker og krem. Plasser en bakke med bakervarer på mottakstelleren, eller en bolle med harde karameller. Ved å ha disse forfriskninger lukkede, er du i stand til å gi varm mottakelse til bedriftens gjest uten å måtte forlate resepsjonen.
