Møter foregår omtrent overalt, det er mennesker. Kirker, skoler og bedrifter holder alle møter av en eller annen grunn. Når minuttene er ordentlig tatt, kan de lett overføres til andre medlemmer av møtet som trenger å høre noe spesielt igjen, spesielt en dag eller to etter møtet. Så mye vi kan prøve, vil vi aldri huske alt. Det er derfor å ta minutter riktig på et møte er så viktig.
Tar minutter
Sjekk om virksomheten din, kirken eller skolen har et nødvendig format for å ta møte minutter. Noen forretningssteder har en viss måte at de liker å gjøre ting, selv om det varierer fra standarden litt. Pass på at du følger ønsket format.
Sitt på et sted hvor du kan se og høre alle. Det er vanskelig å skrive ned minuttene når du leter etter hvem som sa hva. Sitte på en sentral beliggenhet er best hvis rommet er ganske stort uten forsterkning. Sitt på forsiden av rommet når store grupper bruker mikrofoner.
Skriv datoen på papiret ditt. Ha papir og penn klar før møtet begynner å forhindre at du mangler noe viktig ved starten. Skriv også ned om dette møtet handler om et bestemt emne eller problem. Ta også raskt ned sittearrangementet hvis medlemmene er relativt få. Dette vil også hjelpe deg senere når du tar merke til hvem som sa hva.
Registrer alle som er der. Pass på å skrive ned den som har ansvaret for møtet, så vel som de som ikke var i stand til å delta, av en eller annen grunn. Hvis mulig, utarbeide en oversikt over emnet på forhånd for å gi deg noe å følge mens du tar minutter under møtet.
Skriv ned hvem som sa hva, ide eller emne diskusjoner og beslutninger om disse diskusjonene. Hvis en avstemning finner sted, skriv ned hvem som presenterte avstemningen, som utsendte den og også hva resultatet av avstemningen var, for eksempel 4 nei til 9 ja.
Ikke skriv absolutt alt sagt under møtet. Bare skriv ned ideene og emnene i sammendraget. Du vil kjøre deg gal hvis du prøver å skrive ned hvert ord hver person sier.
Gjenopptak minutter så snart som mulig etter møtet. Dette forhindrer feil og tap av minne. Pass på å dobbeltsjekke stavemåten din før du skriver ut minuttene og overlever dem til de som var på møtet.
