Som aksjonær eller til og med en kunde har du rett til å kommunisere med styret i et selskap. Du kan gratulere bigwig til hvilken god jobb han gjør, eller legge inn en konstruktiv klage for å forbedre varene eller tjenestene selskapet gir. Uansett situasjonen, er det noen konvensjoner du bør følge når du kontakter noen i øvre ekkolon av et selskap. Med noen hell vil du snart få svar og få den endringen du ønsket.
betraktninger
Forstå tankegangen til mange selskapets styremedlemmer. De kom ikke til 50 etasje ved å være tynne veggblomster. Styremedlemmer er generelt smarte, hardt arbeidende folk som gikk på college (inkludert handelshøyskole) og har jobbet seg opp gjennom firmaets hierarki. Prøv å kommunisere i klare, profesjonelle vilkår for å nå dem. Ifølge University of North Carolina bør du anta at personen som leser brevet ditt, har begrenset tid til å vurdere brevet, så prøv å ikke være langvarig.
formatering
Bruk standard forretningsbrev format. Dette er ikke vanskelig å gjøre, og det forteller styremedlemmet (og hennes sekretær) at du sannsynligvis er en rimelig, rasjonell person hvis bekymringer bør vurderes. Begynn med din fulle adresse og annen kontaktinformasjon, og legg deretter inn datoen, deretter styremedlemmets adresse. Den neste delen av brevet er hilsen. Prøv å unngå kjønnsbaserte titler. For eksempel, start et brev til Chris Bridges med "Kjære Chris Bridges." Hvis du bruker "Mr.", risikerer du å gå av på feil fot i tilfelle "Chris" er kort for "Christine".
Tone
Skriv i en rolig, profesjonell tone, selv om du er lei deg. For å dobbeltsjekke for dette, skriv brevet til side i et par dager og les det når du er i kjøligere tilstand. Hvis du fortsatt er bekymret, må du lese en venn om brevet for å se etter språket.
Hensikt
Etablere i det første hele avsnittet hvorfor du skriver og dine kvalifikasjoner. Dette kan være veldig enkelt: "Jeg skriver som aksjonær for å registrere min misnøye i forhold til styrets beslutning om å …" Ved å informere ham om at du er aksjonær, vet han umiddelbart at han ikke bare bør overse deg.
bevis
Gi bevis for at du må støtte kravet ditt. Gi så mange spesifikke detaljer som mulig for å gi styrets medlem mulighet til å handle med ditt spesifikke problem. For eksempel, "Siste gang firmaet investerte i boliglånsbidrag, var neste års overskudd deprimert med 50 prosent."
effekter
Gi et handlingsforløb for styremedlemmet til å ta, selv om det er noe så enkelt som å svare på deg med hensyn til din bekymring. Mens VIPen kan avslå din forespørsel, bør det være enkelt for henne å finne ut hva du vil. "Jeg vil gjerne motta poster av firmaets siste transaksjoner …"
Innpakning
Fullfør brevet ditt med de korte, vanlige hyggelige forretningsreisendeene. For eksempel: "Jeg ser frem til ditt svar og takker for din oppmerksomhet til denne saken." Det er en liten ting, men det er viktig: skriv navnet ditt tydelig og dristig på slutten av brevet.
