En lønnsliste inneholder opplysninger om lønn til ansatte. Informasjonen er ofte for en enkelt regnskapsperiode. Bedrifter må opprette en bestemt generell hovedbok for lønnsopplysninger. Et annet navn for denne hovedboken kan være en lønnsliste. Tidsskriftet kan inneholde mer informasjon enn en tradisjonell hovedbok. Hver konto inneholder opplysninger om lønn, ytelser, lønnskostnader og annen informasjon. Bedrifter trenger vanligvis å sette opp kostnads- og ansvarskontoer.
Opprett lønnskontrollerende kontoer. Dette er toppregnskapsregnskap som styrer hver konto under den. Et kontrollerende kontonummer kan være 200500 for gjeld og 600500 for utgifter.
Bruk forskjellige kontonumre for lønn. Lønnsregnskapet skal inneholde informasjon for ansatte betalt hver time. Lønnsregnskapet bør være spesifikt for faste lønnskostnader. Kontonummeret skal starte ved 200501 og 600501 (gjeld og utgifter), fortsetter på denne måten for hver konto som trengs.
Skriv hver lønnsskatt separat på hovedboken. Lønn skatt inkluderer føderale, statlige, sosial sikkerhet, Medicare og arbeidsledighet. Opprett en utgiftskonto for arbeidsgiverdelen og en tilsvarende gjeldsregnskap for hver skatt.
Legg inn lønnsoppføringer på opptjeningsbasis. For eksempel forberede lønn på slutten av hver to ukers lønnsperiode. Legg inn informasjonen i de tilsvarende utgiftene og betal kontoene.
Begrens lønnsbokholder tilgang til senior revisorer. Disse personene skal være de eneste som har tilgang til storboken for å gjøre endringer.
