En generell hovedbok er en fil eller bok der en bedrift registrerer alle sine finansielle transaksjoner. Ved begynnelsen av hvert regnskapsår startes en ny generell hovedbok med en åpningsbalanse. I løpet av det året vil bokholderen eller regnskapsføreren angi hver transaksjon, separert i tildelte kontoer. Dette gjøres vanligvis ved bruk av kontokoder som tildeles av virksomheten. Ikke bare gjør en generell hovedbok et forretningsspor hvor pengene har gått, men det bidrar også til å prognose hva som trengs i kommende regnskapsår.
I den første cellen i regnearket, eller det øverste venstre mellomrom i hardboksen, skriv inn "G / L-kode". Dette er hvor hovedbokregnskoder vil bli lagt inn. Hver konto kode er tilordnet til en bestemt avdeling eller kategori, for eksempel kontorrekvisita, porto eller juridiske tjenester.
I den andre cellen i regnearket, eller det andre rommet i den første raden i storboksen, skriv inn "Fakturadato". I denne kolonnen vil den ansvarlige personen angi datoen hvor kreditt eller debet oppstod. Skriv inn "Faktura nummer" i følgende celle.
I de neste tre cellene eller mellomrom, skriv inn "Etterspurt av," "Antall sjekker" og "Betalt til." Personen som er ansvarlig for å opprettholde hovedboken, kommer inn på hvem som har bedt om en sjekk, for hvor mye og til hvem den ble laget. I følgende celle eller mellomrom skriver du inn "Formål" for å gi en detaljert beskrivelse av utgiftene.
I den endelige cellen eller ledgerplassen i den første raden, skriv inn "Balanse". Skriv inn begynnelsesbalansen for regnskapsåret i den første cellen i denne kolonnen under overskriften.
Skriv inn en formel for å automatisk sette inn gjenværende saldo i kolonnen "Balanse", hvis du bruker et regnearksprogram som Microsoft Excel. Syntaxen for denne formelen ville være "= Siste saldo - Antall sjekker". Hvis du bruker en kopi av hovedbok, må balansen beregnes manuelt.
Tips
-
Hvis virksomheten bruker flere underkontoer under en G / L-kode, for eksempel koder for kontorsrekvisita som er belastet bestemte avdelinger, kan du bruke forskjellige regneark-faner eller ledger-sider for hver avdeling ved å bruke balansen i hver avdelingens budsjett.
