Politikk og prosedyrer er viktige for en bedrift fordi de, som forklart av Helse- og familiedepartementet i Australia, definerer hvordan en virksomhet skal operere og identifisere det moralske, etiske og juridiske standpunktet til virksomheten. Bedre politikk og prosedyrer kan dermed styrke selskapets produktivitet og interne og eksterne forhold. Dette kan igjen omsette til bedre inntekter og overordnet suksess.
Identifiser forretningsmålene. Alt i politikk og prosedyrer må gjenspeile disse målene.
Gå gjennom gjeldende retningslinjer og prosedyrer for å finne ut om de er oppdaterte og oppfylle målene for selskapet.
Gjennomføre formelle og uformelle ansattes møter, intervjuer og undersøkelser for å få innspill på hva ansatte føler må være i retningslinjer og prosedyrer. Det er mulig at ledelsen kan ha forskjellige syn på hva som er viktig for retningslinjer og prosedyrer. Inkludert ansettelsesvisninger eliminerer risikoen for å ha retningslinjer og prosedyrer som ikke oppfyller de ansattes behov.
Undersøk lovene som gjelder for virksomheten. Disse lovene kan endres over tid. Den nåværende retningslinjer og prosedyrerhåndboken bør gjenspeile gjeldende versjon av lovene og tydelig definere hvordan disse lovene påvirker protokollene.
Del retningslinjene og prosedyrene i to seksjoner. Den første delen skal skissere protokollene som gjelder for alle ansatte. Den andre delen skal deles opp av avdelingen og detaljere forskriftene som gjelder for hver virksomhetsseksjon. Dette gjør det mulig for ansatte å finne data som gjelder deres arbeid veldig raskt.
Velg et format for de reviderte retningslinjene og prosedyrene som er konsise og lar ikke leserne bla over hele håndboken.
Utvikle og kutte ut omrisset for hver seksjon. Spør deg selv om beskrivelsene av tjenester og jobber er klare og få dem vurdert av en komité for å identifisere områder av tvetydighet.
Se gjennom retningslinjene og prosedyrene for 7 Cs. Som omtalt av Chris Anderson på work.com, inneholder de 7 Cs konteksten (inkluderinger er relevante), konsistens (vilkår som brukes på samme måte gjennom hele), fullstendighet (ingen informasjonsspalter), kontroll vilkår viser hvordan man møter regler samt straff), korrekthet (ingen stavefeil, stavemåte eller grammatikkfeil) og klarhet (ingen tvetydighet).
Ha retningslinjer og prosedyrer gjennomgått av eksperter utenfor bedriften. For eksempel kan en advokat undersøke retningslinjer og prosedyrer for å sikre at de ikke inneholder lovlige smutthull eller gjeld.
Tips
-
Hold de ulike læringsstilene i bakhodet når du bygger retningslinjer og prosedyrer. Pass på å inkludere grafer og visuelle representasjoner for å hjelpe de som er mer grafiske elever.
