Klare, velskrevne retningslinjer og prosedyrer sørger for at daglige operasjoner gjenspeiler din langsiktige forretningssyn og oppgaveoppgave. De lager også et rammeverk for å ta konsekvente og rettferdige beslutninger, og arbeide for å beskytte de juridiske interessene til bedriften din. Adopsjonsprosessen, som vanligvis består av gjennomgang, testing, modifisering og ratifikasjon, er avgjørende for å sikre at retningslinjer og prosedyrer øker i stedet for å hindre sannsynligheten for å oppfylle disse målene.
Gå gjennom retningslinjer og prosedyrerutkast
Adopsjonsfasen, som er tredje fase av politikk og prosedyrer livssyklus, starter med en grundig gjennomgang. I mange bedrifter gjennomfører ledelsen en innledende gjennomgang før de vedtar foreslåtte resolusjoner om modifikasjon, testing eller godkjenning. Se om en foreslått politikk knytter til et strategisk mål og om prosedyrer knytter til en overordnet politikk. Sørg også for at verbet er forståelig og adresserer den tiltenkte målgruppen. Send noen skriving som mislykkes den første anmeldelsen tilbake til forfatteren for revisjon.
Opprett tilbakemelding regler
Opprett regler, inkludert tidsfrist, for å gi tilbakemelding om endring eller fullstendige revisjonsforespørsler. Alt som sendes tilbake etter en innledende gjennomgang, bør inkludere riktig tilbakemelding, ikke en uttalelse som "ingen mening". For eksempel, at tilbakemelding begynner med uttalelser som "utkastet krever mindre endringer" eller "utkastet er uakseptabelt og trenger betydelig endres for å være effektiv. "Følg disse åpningserklæringene med spesifikke endringer eller revisjonsanbefalinger.
Testfasen
Implementer policyen og tilhørende prosedyrer ved å bruke et begrenset publikum og en bestemt tid. Ofte er publikum avdelingen eller brukerne mest direkte berørt. Tidsrammen skal være lang nok til å evaluere effekten på den daglige driften og eventuelle konsekvenser. Instruksjonsledere og berørte medarbeidere gir tilbakemelding om hvorvidt oppløsningen er effektiv, eller om endringer kan gjøre en oppløsning mer effektiv, mer effektiv eller mer i tråd med samsvarsdirektivet.
Ratifisere og implementere
Ratifikasjon er det siste trinnet i godkjenning av retningslinjer og prosedyrer. For en liten bedrift med en flatt organisasjonsstruktur og få beslutningstakere kan dette være så enkelt som bedriftens eier underskriver og instruerer menneskelige ressurser for å sette inn oppløsningen i medarbeiderhåndboken. For en mellomstorrelse eller stor bedrift innebærer ratifikasjon oftest en endelig gjennomgang og diskusjon, etterfulgt av en resolusjonstemme. Når godkjent, går retningslinjer og prosedyrer til implementeringsfasen.
