Nøkkelen til å skrive sterke prosedyrer og retningslinjer er å gjøre dokumentene stive nok til å dokumentere organisasjonens regler, men fleksible nok til å kunne følges enkelt, for det meste uten avvik, da du må dokumentere hver liten veer av den utformede banen. Du kan høre prosedyrer og retningslinjer som kalles SOPs, eller Standard Operating Procedures, i mange organisasjoner. Disse dokumentene danner ryggraden for en organisasjon, så det kan være bra å skrive dem godt, og sørge for at standard prosedyrer blir utført på samme måte av alle ansatte. Hvis du jobber innenfor en regulert bransje, som farmasøytiske eller bioteknologiske selskaper, er sterke SOP-er helt avgjørende for suksessen til bedriften din, ettersom Food and Drug Administration ser på disse dokumentene først i en revisjon.
Utkast til en oversikt over prosedyrer og retningslinjer som organisasjonen trenger. Å lage en kort oversikt over prosedyrer og retningslinjer vil hjelpe deg med å organisere skrivingen din. Gruppering av retningslinjer og prosedyrer ved avdeling kan hjelpe deg med å organisere tankene dine. Organiser omrisset med de viktigste dokumentene i begynnelsen, slik at du kan prioritere utarbeidelsen av SOPene. Tross alt må du starte et sted og starte med det viktigste betyr at minst disse vil bli gjort. Du må kanskje se disse første dokumentene etter at du har støttet SOPS, skrevet. Det er viktig at SOPS ikke er i konflikt med hverandre.
Bryt de enkelte prosedyrene og retningslinjene ned i de separate oppgavene som er involvert i å fullføre hvert dokument. I oversikten legger du til underoppgaver for hvert dokument slik at trinnene er klare, logiske og i orden. På denne måten skriver dokumentene seg nesten. Pass på at du bare legger inn de bredeste trinnene. Hvis du skriver din SOPS for detaljert, er det for mye av en sjanse for å ha avvik. Ikke bra.
Intervju personalet som utfører oppgavene. Ikke overse det verdifulle innspillet fra de ansatte som for tiden gjør oppgavene. SOPene skal dokumentere hvordan ting gjøres og dette er folkene i kunnskapen. Så spør arbeiderne og ikke ledere å gjøre noe forfattere av utkast til dokumenter. De kan alltid styrkes av en teknisk forfatter.
Fyll ut oversikten din med mer detaljerte prosedyrer for dine ansatte å følge. Det er best praksis å holde det enkelt når du skriver retningslinjer og prosedyrer. Det er også allment akseptert praksis å skrive på femte klasse amerikansk nivå - dette betyr at en femte grader burde kunne lese og forstå hvert ord.
Bestem om hvem som skal logge seg på prosedyrer og retningslinjer. Sign off bør holde noen høyt navn, slik at sjefene er klar over hvordan ting gjøres. Noen organisasjoner driver enhver politikk og prosedyre gjennom human resources-avdelingen eller deres juridiske avdeling for å sikre at ingen lover brytes.
Ring et anmeldermøte for å samle alle signatører i ett rom for å diskutere politikken. Hvis det er mulig, får alle partene sammen i ett rom for å få en diskusjon om en bestemt politikk, vil dokumentet bevege seg fremover i en raskere tempo enn å passere det og be om kommentarer. Hvis du virkelig ønsker å øke hastigheten, må du ha et mål om å ha SOP signert i slutten av møtet.
Tegn, dato, versjonskontroll og sirkulere de ferdige prosedyrene og retningslinjene. Vurder å gi hver ansatt en håndbok for ansatte som kan oppdateres med de reviderte dokumentene etter behov. Faktisk opprette en policy og prosedyren for håndtering av notatbøker, inkludert revisjon av de ansattehåndbøkene med jevne mellomrom for å sikre at alle ansatte skal være oppdatert.
Gjennomgå de eksisterende godkjente SOPene på en tidsplan. Hver SOP bør vurderes enten årlig eller, minst to ganger om året, for å sikre at praksisene og retningslinjene ikke har endret seg. Sørg for å få friske signaturer og datoer, slik at hvis det blir revidert, er det et klart papirspor av tilbake versjoner.
Tips
-
Standardprosedyrer overses ofte av små bedrifter, men de er avgjørende for å sikre helsen til virksomheten.
