Bedrifter, individuelle entreprenører og ideelle organisasjoner bygger politiske uttalelser for å utstede retningslinjer for gjennomføring av og deltakelse i deres tjenester. Disse retningslinjene etablerer protokoller og angir parametere som alle som inngår kontrakt med eller besøker et sted må overholde. Utformingen av disse retningslinjene begynner med innspill fra alle organisatoriske enheter, i tillegg til å etablere en direkte sammenheng med selskapets mål. For policyforfattere dominerer forskning, forberedelse og beslutninger om formater og distribusjon hoveddelen av protokollskrivningsprosessen.
Forbered deg på å skrive. Samle notater, sikre en bestemt datamaskin eller tekstbehandler, og velg et mellomrom for å utføre hoveddelen av skrivingen. I tillegg velger du policyens eller protokollens primære språk mens du vurderer ordstilsstil og skrifttyper for policy dokumentet.
Gjennomfør møte med nøkkelpersonell for innspill om opprettelse av ny politikk eller et dokument. For eksempel krever fysiske sikkerhetspolitiske parametre både en personalrepresentant og sikkerhetspersonell for å gi sine synspunkter på politiske krav. Ta møte minutter for bruk i å lage retningslinjer eller protokoller fra informasjon samlet.
Vurder bedriften eller tjenestenes oppdrag. Bruk språket og bruken av selskapets oppdrag som en veiledning for den generelle tonen i politikken eller protokollen. For eksempel, gjentakelsen av forsiktige planleggings- og rapporteringsforanstaltninger har stor betydning for beslutningstakere innen industrisikkerhetssamfunnet.
Forskning publikum. Telle antall klienter, entreprenører eller ansatte som utgjør det primære publikum for policy dokumentet. Identifiser arbeidsplassen eller virksomhetsrelatert sted for disse personene for å bestemme plassering og distribusjonskrav. I tillegg vurderer arbeidstakerbeskrivelser og kontrakter for mulig inkludering i policy dokumentet.
Se gjennom det fysiske oppsettet på arbeidsplassen eller forretningsområdet. Dokument dimensjonene, eksisterende trafikkveier og dedikerte områder, som toaletter og lounger for ansatte, for bruk i etableringen av en miljø- og sikkerhetsdel av protokolldokumentet. Kontakt eksterne organer, for eksempel den lokale brannvesenet eller arbeidssikkerhetsorganisasjonen, for å avgjøre krav som maksimale kapasitetsgrenser og obligatoriske brannsikkerhetsinnretninger.
Gjennomgå eksisterende bedriftsdokumenter. Samle alle eksisterende firmapolitiske brev, tidligere protokollmanualer og servicerelaterte dokumenter for bruk i å bygge opp et nytt policy- og prosedyre dokument. Identifiser utdatert informasjon og oppdatere viktige data etter behov. For skjemaer som krever offisielle signaturer, finn den opprinnelige signeren eller en passende erstatning eller surrogat. Skyll utdatert utdatert data som fortsatt inneholder sensitiv informasjon.
Forskningsproduktsikkerhet og bruk. Produktdistributører, forhandlere eller produsenter må undersøke de riktige bruks- og sikkerhetsforanstaltningene til et solgt eller produsert produkt. Legg til denne informasjonen i prosessavsnittet i retningslinjene for tjenestepolitikk mens du presenterer sikkerhets- og nøddata. Legg til sikre håndterings- og deponeringsdata for gjenstander som eksisterer som eller inneholder farlig materiale.
Opprett flere formater. Bok- og elektroniske versjoner av politikken eller protokollen gir bekvemmelighet for dokumentets publikum. Elektroniske retningslinjer gir leserne mulighet til å gjennomgå politikken fra flere steder. I tillegg gir bok eller hard copy format en fysisk versjon for rask gjennomgang når det er nødvendig.
