Retningslinjer for næringslivskommunikasjon inkluderer mange typer formelle brev. Undersøkelsesbrevet, noen ganger stavet "forespørsel", virker ofte som første skritt for fortsatt kommunikasjon. Forretninger mellom en forbruker og produsent, mellom to virksomheter eller mellom en arbeidsgiver og en ansatt, starter ofte med en parts forespørsel. Kommunikasjon kan også avsluttes når forfatteren mottar det første svaret.
Tips
-
Når du skriver til noen for å be om informasjon, er det et undersøkelsesbrev. Du kan bruke dem til å håndtere alle slags saker som sponsing, ledige stillinger, salg, prosjekter og finansiering.
Forespørselsbeskrivelse Grunnleggende definisjon
Så, hva er et undersøkelsesbrev? Når en person krever spesifikk informasjon fra en annen part, kan den personen vurdere å skrive en forespørsel brev. I utgangspunktet stiller dette brevet et spørsmål eller en forespørsel til leseren med det formål å overtale leseren til å svare. Den ideelle henvendelsen identifiserer et bestemt individ som er i stand til å gi en tilstrekkelig respons på en kortfattet og målrettet måte. For eksempel kan eieren av et regnskapsfirma sende et undersøkelsesbrev til en kontorforhandler salgssjef for å be om en katalog eller et besøk fra en salgsrepresentant, og forklarer at han planlegger å oppdatere eller flytte firmaet.
Grunnformat
Glem å adressere ditt henvendelsesbrev "til hvem det kan dreie seg om" i stedet identifiser en bestemt kontaktperson innenfor overskriften og hilsen til brevet når det er mulig. For eksempel, hvis du skriver for å spørre om et internship, gjør litt lekser, via telefon eller online, for å bestemme ansettelseslederens navn. En standard forespørsel brev har omtrent tre avsnitt. Første ledd angir hva forfatteren vil ha, for eksempel informasjon om et produkt, jobbsøking eller annen forespørsel; for eksempel:
Kjære fru Smith,
Jeg er en (studentens navn) student, jobber mot en bachelor i kunst i barne- og ungdomsomsorg. Mens du søker en internship for sommeren 20XX, fant jeg programoppføringen din for internship muligheter på (navnet på nettstedet.)
Det andre avsnittet forklarer forfatterens grunner til å gjøre hans eller hennes forespørsel til leseren. Forklar hvorfor du valgte å kontakte den spesifikke leseren og hvordan den forespurte informasjonen ville komme som en fordel for deg:
Som du er kontaktperson for internship-programmet, skriver jeg for å spørre om mer informasjon. Til slutt søker jeg en intern stilling for å forbedre mine ferdigheter og erfaring i å ta vare på risikofylte ungdommer. Til dags dato inkluderer min kurs og erfaring (liste kurs, relativ frivillig arbeid, andre praksisplasser.)
Det siste avsnittet skal binde brevet sammen med et uttrykk for takknemlighet for leserens tid og hjelp. Brevet avsluttes typisk med en gratis lukk, for eksempel "Vennlig hilsen", etterfulgt av forfatterens navn.
Oppfordret og uoppfordret
Berøringsbrev kommer som enten forespurt eller uoppfordret forespørsel. Etterspurgte henvendelsesbrev forekommer hyppigst når en bedrift annonserer sitt produkt eller tjeneste i håp om å utløse nysgjerrigheten til potensielle kunder. I tilfeller der forbrukeren ikke kan inspisere produktet på egen hånd, må forbrukeren kontakte virksomheten gjennom en forespurte forespørsel. I et uønsket henvendelsesbrev gjør mottakeren ikke noe forutgående tilbud om informasjon. Avsenderen ber om informasjon fra en kilde som antas å ha svar på et spørsmål uten en invitasjon til å gjøre det fra kilden.
Ønsket eksempel: Tilskudd og finansiering
Mange stiftelser eller selskaper som tilbyr tilskudd, foretrekker å motta et undersøkelsesbrev før de mottar et fullstendig tilskuddsforslag. Dette typisk forespurte undersøkelsesbrevet skal fullt ut forklare behovet for finansiering og kan overskride det grunnleggende trefilaformatet, men bør ikke overskride tre sider. Bortsett fra grunnleggende innføring, må et vellykket undersøkelsesbrev for tilskudd eller finansieringsforespørsel inneholde en kort beskrivelse av din organisasjon, en erklæring, den metodikken du planlegger å bruke for å oppnå ønsket resultat og eventuelle andre finansieringskilder du planlegger å dra nytte av.
Uoppfordret Eksempel: Praktik og jobber
De fleste henvendelsesbrev for stillinger og praktikplasser kommer på uønsket måte. Vurder å sende forespørsler når du beundrer et selskap, og tror du kan dele et gjensidig arbeidsforhold. Begynn brevet ved å introdusere deg selv og din interesse for arbeid med firmaet. Oppfølging ved å kortfattet inkludere informasjon om dine kvalifikasjoner og hvordan du tror at erfaring i leserens selskap vil være til nytte både for deg og selskapet. Å få foten i døren med et selskap som du beundrer gir en givende praktikopplevelse. Og hvem vet? Hvis du har en god passform, kan det føre til en stabil posisjon.
