Et prosjektdokument er avgjørende for å avklare prosjektets resultater, enten prosjektet utvikler programvare eller landskapsarbeid i en hage. Prosjektets omfangsdokument opprettes ofte av en prosjektleder eller en analytiker, som arbeider tett med kunden og andre prosjektteammedlemmer. Når omfanget er fullført, bør det vurderes med kunden, teamet og ledelsen for å verifisere at det er korrekt, alle interesserte parter er enige om det, og resultatene av prosjektet vil tilfredsstille kundenes behov. Omfanget bør godkjennes av kunden og medlemmer av organisasjonen din i henhold til utviklingsprosessen.
Forbered deg på prosjektområdet
Opprett en liste over alle kunder og gruppemedlemmer som trenger å gjennomgå omfangsdokumentet. Gå gjennom prosjektinitieringsdokumenter eller kontakt prosjektlederen for å samle denne informasjonen.
Sett opp et møte og inviter alle gruppemedlemmene. Møtet kan være personlig, eller det kan være virtuelt, avhengig av organisasjonens struktur og teknologi.
Send det utfylte omfangsdokumentet til listen. Send det flere dager før møtet for å gi deltakerne nok tid til å se gjennom det.
Lag kopier av dokumentet for å bringe til et fysisk møte. Selv om du planlegger å vise en elektronisk kopi på en overheadprojektor eller lignende enhet, kan noen av deltakerne dine være mer komfortable å jobbe fra en hard copy.
Gjennomfør Scope Review med kunder og teammedlemmer
Møt med kundene og teamet. Les gjennom dokumentet, spesielt de områdene som er mer komplekse eller mer gjenstand for tolkning. Selv om du har sendt dokumentet ut på forhånd, kan du forvente at de fleste deltakere ikke har skrevet det.
Ta tak i eventuelle utestående spørsmål eller endringer i dokumentets omfang.
Oppdater omfanget med svarene på spørsmål og andre endringer, og send det til kundene og prosjektgruppemedlemmene, og be om registrering og godkjenning av dokumentet.
Tips
-
I enkelte organisasjoner kan det være vanskelig å planlegge møter som alle kan delta på. Finn ut de menneskene som absolutt må delta personlig, og planlegge rundt kalenderen deres. Følg opp med andre som ikke kan delta enten via e-post eller telefonsamtaler for å se om de har kommentarer til omfangsdokumentet.
