Et utgangssamtale utfører to formål i en organisasjon; Det kan være en nyttig måte å samle inn informasjon fra avgangsmedarbeidere, og det vil bidra til at ansatte overgir selskapsutstyr. For å være sikker, vil noen spennende medarbeidere skynde seg gjennom intervjuet, ivrige etter å gå videre til sine nye jobber og motvillige til å brenne broer med en tidligere arbeidsgiver. Andre vil imidlertid gi ærlig tilbakemelding som en arbeidsgiver kan bruke for å tiltrekke seg nytt talent og beholde verdsatte arbeidstakere.
Eiendoms sjekkliste
Som en sjekkliste, hjelper en avgangsintervals sjekkliste en leder til å huske å dekke sentrale emner, for eksempel retur eiendom som tilhører arbeidsgiveren. Bedriftspolitikken bør diktere at en leder bruker en sjekkliste for å bekrefte at en avgangspersonell har returnert elementer som en ansattes identifikasjonsmerke, bærbar datamaskin, mobiltelefon, smarttelefon, selskapskredittkort, salgsprøver, filer og andre bærbare fysiske gjenstander som Medarbeider rutinemessig benyttet av selskapets lokaler.
Intervjuinnhold
Utgangsspørsmål skal være åpen for å oppmuntre til ærlig tilbakemelding i ansattes egne ord. Mange selskaper sender en liste over intervju spørsmål i skriftlig form til ansatt noen dager før avreisedato, og ber om at hun fyller ut skjemaet og tar med det til avgangsmøtet for å lette intervjuprosessen. Eksempel spørsmål kan spørre hva ansattes mål og forventninger var da hun ble med i selskapet og om hennes ansettelse oppnådde disse forventningene; hvilke aspekter av jobben ansatt funnet mest tilfredsstillende; hvilke endringer arbeidsgiveren kunne ha gjort som ville ha gjort medarbeiderne på jobben; hvilken ansatt fordeler arbeidstakeren funnet mest verdifulle eller hvorfor arbeidstakeren bestemte seg for å forlate.
Elektronisk intervju
Noen selskaper gjennomfører avgangsintervjuet elektronisk i et undersøkelsesformat. Det elektroniske intervjuet er nyttig for å samle informasjon i tilfeller der ansatte jobber hjemmefra eller fra eksterne eller internasjonale steder. Et elektronisk intervju kan også være nyttig der en medarbeider ikke fikk tilstrekkelig varsel til å gjennomføre avgangsintervjuet personlig eller nektet å delta i et ansikt-til-ansikt avslutningsintervju.
Kommuniserende resultater
Personellpersonell bør organisere og analysere informasjon samlet under utgangssamtaler. HR-avdelingen kan anbefale endringer i selskapets praksis eller fordeler som kan øke medarbeiderens retensjonsrate. Trender i dataene kan avsløre utviklingsmuligheter for ledere eller styrker i organisasjonen som toppledelsen bør vite om. I hvilken utstrekning HR-rapportene resulterer, avhenger av størrelsen på organisasjonen og dens struktur. HR skal under alle omstendigheter opprettholde fullførte utgangsintervjuer slik at intervjuresultater er søkbare og tilgjengelige.
