Å ha en policy og prosedyrhåndbok online muliggjør hvilken som helst ansatt til å se retningslinjer og prosedyrer når som helst uten å måtte bekymre deg for de siste oppdateringene. Kompisen unngår å skrive ut flere papirkopier etter behov for ulike avdelinger. Det første trinnet er å skrive retningslinjene og prosedyrhåndboken, og det neste er å opprette en gratis konto med Google Docs, et nettbasert grensesnitt som gjør at et medlem kan laste opp dokumenter og dele dem med andre. Legg deretter opp dokumentet og sett inn tillatelsesnivåene for de som kan vise dokumentet.
Elementer du trenger
-
Ordbehandlingsprogramvare installert på en PC
-
Internett-tilkobling
-
Epostadresse
Åpne et nytt dokument i tekstbehandlingsprogrammet. Kortfattet redegjør for hvilket innhold som skal inngå i policy- og prosedyrhåndboken. Du kan bryte ned håndboken ved avdeling og deretter etter oppgave i hver avdeling. Sørg for å inkludere kontaktinformasjon for nøkkelpersoner med ansvar for hver avdeling. Formater og korrekturlest dokumentet. Lagre arbeidet ditt.
Logg deg på Internett og besøk google.docs.com. Opprett en konto ved hjelp av en bestemt arbeids-e-postadresse med et passord som inneholder bokstaver og tall. Sjekk e-posten din for bekreftelses-e-post fra Google med informasjon om den nye kontoen din, og klikk på bekreftelseslinken i e-posten for å fullføre kontoprosessen.
Logg deg på din nyopprettede konto. Klikk på "Last opp dokument" i nærheten av menyvalgene til venstre. Et nytt vindu vil vises med to seksjoner i den. Den venstre linjen viser skrivebordet eller filene på harddisken din, avhengig av hvordan du har konfigurert det. Bruk pilikonene øverst i vinduet for å navigere til hvor du lagret policy- og prosedyrhåndboken. Klikk på policy- og prosedyrens manuelle fil for å få det opp i "Filnavn" -boksen. Klikk på "Åpne". Google docs viser deg en statuslinje når opplastingen er fullført.
Klikk på "Tilbake til å administrere dokumenter." Klikk på den tomme boksen ved siden av den nylig opplastede policy- og prosedyrehåndboken.
Klikk på "Del dokument" i verktøylinjen over håndboken. Dette åpner en annen liten boks der du kan skrive inn e-postadressene til de som du vil ha tillatelse til å vise eller redigere dokumentet. Med mindre din veileder har fortalt deg annerledes, velg "Vis" for akkurat nå. Når du klikker på "Inviter", sender den ut en ny e-post til de du oppgav, og la dem få vite at det er et nytt dokument de kan vise. Du har nå en komplett retningslinje for online retningslinjer og prosedyrer.
Tips
-
Du kan tilpasse innstillingene ved å spille med tillatelse og varslingsnivå. Hvis du vil, kan Google Dokumenter informere de du inviterer hver gang en endring er gjort i dokumentet. Dette gjør at medarbeiderne vet at det er en oppdatert versjon eady å vise. Alternativt gir Google Dokumenter også en lenke fra hovedsiden for å dele dokumentet som en permanent nettkobling, noe som kan gjøre det lettere å distribuere til større mengder mennesker, og kan eliminere at du må oppdatere tillatelsesnivåer daglig.
Advarsel
Ikke del passordet for Google Dokumenter med noen du ikke vil ha tilgang til å gjøre endringer i kontoen.
