Funksjonene i ulike organisasjonsstrukturer er å styre selskapets effektivitet og produktivitet. Det er ofte en kommandokjede i virksomheten, og hvordan hierarkier og hver avdeling er strukturert som gjør den produktiv - eller ikke. En "funksjonell" organisasjonsstruktur kapitaliserer på personalets spesialiteter og beveger seg bort fra å ha generalister som kan utføre flere roller.
Hva er formålet med organisasjonsstrukturen?
Det er fire hovedtyper organisasjonsstruktur, og hver har sine fordeler og ulemper. Grunnen til at de eksisterer er å gjøre orden i kaoset av virksomheten. Uten kommandokjede eller en akseptert metode for tvisteløsning, kan anarki herske.
Ordtaket "pengene stopper her" har blitt kliché i dagens verden, men organisasjonsstrukturen handler om å finne ut hvor pengene stopper og hvordan. Selv om du ikke tror du har en organisasjonsstruktur, gjør du det. Noen ganger vokser og utvikler de seg organisk over tid, men ofte er de bevisst og planlagt.
De fire typer organisasjonsstrukturer er flate, matrise, divisjon og den tidligere nevnte funksjonelle strukturen.
Strukturer påvirker i siste instans forholdet mellom ledelse og ansatte, hvordan kommunikasjon flyter, hvor ansvaret faller og hvordan ledelsen fører tilsyn med selskapet. Det kan til og med påvirke hvordan et selskap vokser sitt marked eller utvider sin virksomhet.
Den gode nyheten er at strukturer ikke er skrevet i stein, og de er enkelt tweaked eller endret ettersom bedrifter vokser eller kontrakt med tiden.
Funksjoner av ulike organisasjonsstrukturer
Akkurat som hvordan noen arbeidsprosjekter har nytte av å vedta en bestemt arbeidsflyt, kan organisasjoner ofte utføre bedre når det er strukturell organisering på jobb.
Funksjonsorganisasjoner opererer vanligvis ved å delegere spesifikt arbeid til avdelinger som vil være ansvarlig for alt og alt under den paraplyen. For eksempel vil regnskapet behandle betalbare og fordringspliktige saker. Markedsføring håndterer markedsføring, reklame og kampanjer. Menneskelige ressurser håndterer ansettelser, ombordstigning og offboarding, opplæring og andre personalrelaterte oppgaver.
Ved utarbeidelse av et organisasjonsdiagram og deres funksjoner kjenner hver avdeling sin rolle å spille, deres kommandokjede og arbeidsflyten som er spesifikke for dem.
Hva er organisasjonsdesign?
Når man bestemmer seg for strukturen for et selskap, er det organisasjonsdesign. Det vurderer hva selskapets mål er og deretter kommer opp med en kommando- og organisasjonsstruktur som vil være mest produktiv når det gjelder å nå de nevnte målene.
De beste selskapene forblir ikke statiske - de tilpasser seg og endres etter hvert som tiden går, slik at de bedre kan oppfylle sine mål eller diversifisere for nye markeder.
Si et selskap fra Hoboken, New Jersey, har 47 års erfaring med å dominere den østlige kysten av USA med elektronikkledninger. Kanskje de har et nytt mål om å takle det asiatiske markedet fordi en dør har åpnet med en fantastisk mulighet. Bedrift som vanlig vil ikke fly på den andre siden av Stillehavet. Ulike arbeidsflyter, språk og skikker vil kreve at selskapet tilpasser seg og overholder forventede forretningstradisjoner i Asia.
Ved å omorganisere sin organisasjonsstruktur kan selskapet skape nye avdelinger og ansette nytt personale som passer best til disse rollene. Markedsavdelingen må ansette flerspråklig stab, og juridisk team trenger å kjenne lovene for hvert nytt marked som er registrert. Dealmakers og forhandlere må forstå tollene og mulighetene på hvert sted. Alt dette kan forventes og planlegges ved å skape en ny organisasjonsdynamikk som er klar til å møte disse utfordringene.
Endre teknologisk praksis hos et selskap, legge til et nytt utvalg av produkter, åpne en annen plassering - alle disse kan ha nytte av å tilpasse eller omforme eksisterende organisasjonsstrukturer.
Fordeler med en funksjonell struktur
På mange måter kan funksjonelle strukturer være svært effektive. Ved å fokusere på hver ansattes styrker og oppfordre dem til en avdeling som kapitaliserer på disse styrken, har selskapet ofte fordeler.
Disse avdelingene ledes ideelt av noen med evnen og ferdighetene til å overvåke og fremskynde alle oppgavene ved hånden. Ved å bli gruppert med andre som har samme grunnleggende kunnskap, er det ofte en handel og komplement av kvaliteter som utveksler mellom disse ansatte, som kan hjelpe dem med å utvide sine talenter.
Dette er nettopp grunnen til at områder som trening kan være sterkt hjulpet når funksjonelle strukturer er i spill siden ansatte er omgitt av ferdighetene de trenger for å utvikle seg.
Det er også grunnen til at trening kan gå videre i funksjonelle formater siden de utvikler ansatte som kan være der for lang tid. Fordi ansatte jobber i avdelinger fokusert på sine spesialiteter, kan det oppfattes en mulighet for vekst og utvikling som kan oppmuntre til langsiktig lojalitet og lavere omsetning.
Ulemper med en funksjonell organisasjonsstruktur
Problemet med vegger er, noen ganger når de går opp, holder de seg oppe. Noen funksjonelt delte selskaper kan lide kommunikasjonsutfordringer på grunn av en oppfatning at de jobber hver for seg med god grunn, i motsetning til bare å være en effektivitetsmetode. I disse tilfellene kan det være konflikter mellom behovene til ulike divisjoner. Kanskje menneskelige ressurser og IT-avdelingen begge har behov for hjelp fra markedsavdelingen, men markedsføring kan bestemme internt hvilken forespørsel den vil overholde basert på hensiktsmessighet eller andre faktorer. Selvfølgelig kan disse situasjonene gå galt, og det er opp til ledelsen å bryte ned de veggene som forårsaker territoriale kamper.
Ved å omfatte oppgavespesialister for hver divisjon betyr det at generalister kan overses. En pluss-side til generalister er at de ofte ofte kan sette pris på behovet for intradivisional kommunikasjon eller bedre fremsyn for hvordan en oppgave fordeler en annen og så videre. Hvis generalister mister sin plass i selskapet fordi de ikke oppfattes å ha sterke nok ferdigheter i en avdeling, kan det bety at selskapet mister den verdifulle diversifikasjonen og brokvaliteten som disse spillerne tar med seg.
Ledelseskonflikter kan også oppstå i selskaper med funksjonell struktur. Det kan hende at hver avdelingshode har en myopisk oversikt over hva som medfører suksess, slik at avdelingens ytelse er de viktigste kriteriene for å måle suksess i motsetning til å se på det store bildet. Når benchmarks er avhengige av avdelingsprestasjoner, kan det også påvirke ansattes oppførsel og kan hemme både innovasjon og rask beslutningstaking.
Når er funksjonelle strukturer fordelaktig?
Når selskapene er stabile og ikke kontinuerlig introduserer nye produkter, kan de fungere som en funksjonell organisasjon. Hvis næringen ikke er gitt til hyppig forandring, er det en fast eiendelbase, og disse er kvaliteter som passer til funksjonelle strukturer.
Bedriftsstørrelse betyr ikke nødvendigvis at en funksjonell organisasjon er gunstig for den. En lokal dekkbutikk kan gjøre det bra med en funksjonell struktur, men Amazon.com bruker også en funksjonell struktur. Det er en vertikal kommandokjørne i spill i Amazon, for godt og syk. Det kan bety at de noen ganger er langsommere for å reagere på dilemmaer, men det betyr også at det er en sterk sentral merkevare og sammenhengende styringsmetode mellom alle avdelinger internasjonalt.
Organisasjonsstrukturer kan være snille som eiendom - det som er perfekt for i dag kan være for stort, eller for lite, til i morgen. Det er klokt å gjenspeile fra tid til annen hvordan en bedrift er organisert, fordi en liten tilpasning og innovasjon kan ha en dramatisk innvirkning på produktivitet og suksess.
