En programstyringsplan brukes til å gruppere flere uavhengige prosjekter for å oppnå et strategisk forretningsmessig utfall. Ofte i programstyring legger man mye vekt på å skrive plandokumentet, og mindre fokus ligger på implementering. Det må legges like stor innsats på å implementere planen for å sikre at den vellykkes utføres, og at eventuelle avvik blir anerkjent og styrt tilsvarende. Generelt er det programlederens eller programledelsenes ansvar å ta fullt eierskap til programplanen og sikre at den implementeres effektivt.
Elementer du trenger
-
Regnearkprogramvare
-
Ordbehandlingsprogramvare
-
e-post
-
telefon
Etablere kjeden-of-command. Sett en klar kommando med en formalisert beslutningsprosess. Sørg for at prosessen er enkel og kan understøtte raske svingete ganger, slik at implementeringen ikke blir stanset. Sørg for at definerte prosesser ikke blir omgått ved kontinuerlig å overvåke situasjonen.
Utvikle programstandarder og suksessindikatorer. Identifiser hvilke standarder som skal brukes til å måle integrering av de ulike programkomponentene. Dokumentstandarder knyttet til prosesser, kommunikasjon, data, rapporter, maler og distribusjonsmetoder for å sikre at ulike prosjekter og oppgaver som inngår i programmet, er integrert.
Identifiser en implementeringsplan og statusrapportering. Dokumentdetaljer av sentrale prosjektfaser, planer og milepæler. Identifiser plandeltakere og prosjektdeltakere og gi dem skriftlig dokumentasjon av deres ansvar og rapporteringsmekanismer. Dette vil holde laget fokusert og på oppgaven.
Kommunisere, kommunisere, kommunisere. Alle parter involvert i programstyringsplanen trenger konstant kommunikasjon. Kommunikasjonen skal omfatte løpende tiltak og aktiviteter, resultatrapporter, suksesser og prestasjoner, og utsalgssteder for tilbakemelding, innspill og kommentarer.
Vurder prosessen og vurder deretter planen. Samle inn tilbakemelding fra deltakerne regelmessig og vurder om målet nås. Når hvert sentralt prosjekt avsluttes, hold et formelt møte for å diskutere prosessen. I ferd med å feire suksess, identifisere forbedringsområder, og endre ressurser etter behov for å optimalisere ytelsen. Hvis målene ikke oppnås, vurder om de skulle endre seg.
Utvikle en treningsplan. Hvis utfallet av programstyringsplanen resulterer i et nytt system eller en prosess, bør et formelt program utvikles for å gi opplæring og ressurser til alle brukere og systemeierne. Planen bør skissere opplærings-, kommunikasjons- og forandringsstyringsprogrammer.
Tips
-
• Identifiser parametere som utløser formell dybdevurdering i form av tid, kostnad, personer eller kvalitet fra den godkjente prosjektplanen. • Planen er en retningslinje, ikke et sett med regler. Det er viktig å avvike hvis de er berettiget. • Fremme åpen kommunikasjon. Lytt til tilbakemelding fra alle parter involvert i prosessen; De kan ha mer effektive løsninger for å implementere en del av planen.
Advarsel
• Det blir utfordrende å huske hvem som skal gjøre hva som følger av hver versjon av planen. Dokumentasjon og kontinuerlig skriftlig kommunikasjon gjør det enklere å håndtere. • Bygg i ansvar for å sikre at implementeringsprosessen ikke blir stoppet. • Vær fleksibel. Uplanlagte endringer kan forekomme. Hvis de gjør det, må du vurdere deres innflytelse og gjøre justeringer tilsvarende. Fortsatt oppmerksom på tildelte ressurser.
