"Bedre å få det skriftlig" er blant de mest talte forsiktighetene i verden av virksomheten. Det er skriving som gjør at man føler seg trygg i avtalen som om de er beskyttet fordi alt er tydelig uttrykt. Når du gjør forretninger, kan du forklare deg selv på siden, og det kan gjøre forskjeller i forhandlinger og kommunikasjon, ikke bare med forretningskollegaer, men med kunder og potensielle kunder.
Hva er de grunnleggende elementene i kommunikasjon?
Mennesker kommuniserer på tre måter: verbalt, ikke-verbalt og gjennom skriftlig ord. Effektivt snakkesikkert og sikkert ikke-verbalt språk går langt i å utføre en avtale over en lunsj eller nettverk i en mengde, men det er skriving som fører listen over jobbferdigheter etterfulgt av arbeidsgivere.
Ikke alle kan jobbe med et rom, og ikke alle kan kommandere en side, men hvis du kan mestre både muntlig kommunikasjon og effektiv skriving, er det en karriere en-to slag som de få egentlig lander.
Enten du kommuniserer personlig, via video, i e-post, på telefon eller via sosiale medier, er det viktig at meldingen blir forstått. Men kommunikasjon er en toveis gate. Å kunne uttrykke seg selv er viktig, men lytting er gull, spesielt i næringslivet. Lytte godt bør være øverst på retningslinjene for effektiv muntlig kommunikasjon. Virkelig å høre (eller lese) hva dine kollegaer, arbeidsgivere og kunder sier, absorberer det og svarer på en måte som adresserer deres behov og bekymringer, er den største ferdigheten du noensinne vil mestre - og en som vil være like givende i ditt private liv.
Hva er skriftlig kommunikasjon?
Skriving brukes mer i dag enn på noe tidspunkt i menneskets historie. Fra Facebook-oppdateringer og e-postmeldinger til tekstmeldinger og bedriftsrapporter, er ord overalt. Skriftlig kommunikasjon er alt som bruker ord og språk i trykt eller skrevet på skjermen, veggen eller tavlen for å formidle en melding.
Hvordan du bruker ordene dine kan, og bør, variere avhengig av plattformen der du uttrykker deg selv. I næringslivet betyr det å være litt mer formell. På Facebook-forretningssider betyr det å være litt mindre formelt. I e-post betyr det at det er klart, men konsistent. Den legendariske kommunikasjonsforfatteren Marshall McLuhan sa en gang, "Mediet er meldingen," og i dag er det fortsatt sant, men mediet definerer meldingene.
Demystifying Skriftlig Kommunikasjon
Hver profesjonell forfatter er ofte fortalt av andre at de er "så heldige" de kan skrive godt, fordi de fleste beklager hvordan noe går tapt mellom hjernen på siden.
Men å skrive er som enhver ferdighet eller talent: jo mer du gjør det, jo bedre får du. Ikke gjør det, og du vil mislykkes hver gang. Når du begynner å skrive mer, gjør det langsommere og mer gjennomtenkt, og snart blir du mer trygg og ordene kommer raskere. Journal daglig for hjernedump fordi dette hjelper hjernen din til å bli tydeligere, noe som igjen bidrar til andre skriveforsøk.
Og alltid, alltid rediger. Forskjellen mellom noen som synes de er knapt passable ved skriving og profesjonell forfatter handler ikke bare om dyktighet eller praksis eller den immaterielle talentgaven - det handler også om å redigere. De fleste profesjonelle forfattere redigerer ikke en eller to ganger, de redigerer flere ganger. Når du redigerer, la det ut som om du ikke har en anelse om hva du har skrevet om, og les det som om du noen leser det første gang. Les det slik at du hører stemmen i hodet ditt, og hvis du snubler på noe mens du leser det, er det sannsynligvis fordi du ikke har uttrykt den tanken tydelig. Prøv å skrive om setningen, omordne det eller finne mer bestemte ord. Og rediger deretter igjen.
Hva er elementene i effektiv skriving?
Ordvalg, syntaks, tegnsetting og stil er alle de åpenbare elementene i effektiv skriving. Uten dem er resten ikke sett som troverdig.
Men alt det spiller ingen rolle om det ikke er en god sentral idé eller et mål bak skrivingen. Hva er kommunikasjonen for og hva må forstås? Eller i dagens språk, hva er takeaway?
Deretter må det ordnes godt. Ideen må bli introdusert i brede slag i det innledende avsnittet og forklart eller omtalt i etterfølgende avsnitt. Anta at personen som leser det ikke er så kjent med emnet, og forklare klart, men uten å være nedlatende. Støtt ideen med bevis eller eksempler eller bruk anførselstegn som forsterker meldingen du formidler.
Avslutt med henvisning til ideen du uttrykte i åpningen, men unngå å bruke klichéer som "i konklusjon."
For eksempel, la oss si at du åpner en arbeids-e-post med noe sånt som: "I det siste har det skjedd en del diskusjon om ideen om å skape mer dokumentasjon for klienten for å forbedre kommunikasjonen og øke tilliten. Jeg støtter dette forslaget fordi … "En flott konklusjon vil referere til denne åpningen, for eksempel:" Endelig kan mer kundeorienterte korrespondanser virke som et annet tungt ansvar, men jeg tror at utbetalingen vil komme fra etter hvert få færre spørsmål ut av blå og skape en bedre pågående dialog og større tillit. Jeg gleder meg til å diskutere dette mer detaljert."
Nyttige Skrivebøker og Apps
Det er uheldig å bli dømt for ting som tegnsetting, siden det ikke kommer lett til alle, men virkeligheten er at folk har en tendens til å være mer respektert og klarert når de uttrykker seg godt skriftlig.
Hvis du ofte føler seg tap av ord fordi du er usikker på grammatikk, syntaks eller tegnsetting, er du langt fra alene.
I dag har programvare som Microsoft Word grunnleggende redigering for grammatikk og syntaks, så bruk de for første utkast. Men det er nye spillere på blokken som Hemingway Editor-appen, som også har et skrivebordsside, hvor du kan kopiere og lime inn skrivingen din for å se klart uthevede seksjoner som angir hvor du går galt med forslag til forbedring av det. Selv profesjonelle forfattere bruker denne appen.
En rekke bøker er elsket ved å skrive pros, også som William Strunks "Elements of Style" og Stephen King's "On Writing _." _
Grunnleggende Business Skrive Tips
- Stopp og tenk. Forfattere tenker før de skriver, og det gjør hele forskjellen i å være klar. Ha en plan før du begynner. Ikke begrav det. Hold hovedideen foran og midtpunktet. Start der, ikke hold det tre avsnitt ned.
- Hold det billig og enkelt. Stopp med å bruke $ 5 ord - få pengene dine verdt ved å snakke enkelt og tydelig. Si "bruk", ikke "bruk". Ikke bruk jargong, ikke prøv å høres smart, la dine ideer vær smart. Daglig språk vil uttrykke ideene dine langt bedre, og du vil føle deg mer komfortabel mens du skriver - og det vil vise når andre leser det.
- Ikke kast bort ord. Bruk så få ord som mulig og drep flerordssetninger. "Sluttresultat" burde bare være "resultat", og det er så mange flere eksempler. (Microsoft Word er flott for å peke på disse ordspildende setningene ut)
- Reduser adjektiver og adverb. Bruk spesifikke ord. En "fire-dørs bil" er en sedan. Kjører fort er "sprinting". Bruk en tesaurus for å utvide dine valg.
- Skriv mer og les mer for å bli bedre. Lesing av flere bøker vil være nyttig for å få hodet i en bedre plass til skriving. Å skrive daglig, enten i en journal eller i et langt Facebook-innlegg for din bedrift, vil hjelpe deg til å bli mer trygg på å uttrykke deg selv.
- Alltid kjenner publikum. Hvem du skriver for kan, og bør, endre hva du sier og hvordan. Vær oppmerksom på hvem som leser deg.
- Send aldri ditt første utkast. Selv profesjonelle forfattere slutter å lese og omarbeide e-postene sine. Det første utkastet er aldri perfekt.
- Rediger, rediger, rediger, rediger. Redigeringen vil forandre livet ditt.
