Angre forretningsbrev skrives av misfornøyde forbrukere eller ansatte som søker noen form for endring eller økonomisk godtgjørelse. Størstedelen av et sint brev, vanligvis kalt et klagebrev, innebærer gjennomgang av fakta og hendelser som fører til misnøye. Hvis brevforfatteren virkelig ønsker å engasjere selskapet i en konstruktiv samtale, må brevet forbli profesjonell i hele.
Bruk faktauttalelser
Sett fakta i brevet, ikke antagelser eller meninger. Oppgi hva som skapte frustrasjon, sinne eller nød. Bruk fakta som beskriver detaljene for hva som skjedde i kronologisk rekkefølge. Mens du oppgir fakta, ikke gi meninger eller følelser. Brevet er mer profesjonelt, og derfor mer effektivt, med følelser utelatt så mye som mulig.
For eksempel, "Det er en avgift på mitt flyselskapsregning for tre merkede vesker. Min billett angir kun en sjekket veske." Disse utsagnene er faktiske fordi de er bevisbare med dokumentasjon av regningen og billetten.
Når fakta er oppgitt, forklar hvorfor dette fremkalte sinne og frustrasjon. Avstå fra navneskall, profanitet og anklage. For eksempel, "Du stjeler mine penger med disse ulovlige kostnadene," bare øker problemet. Proving theft er mye vanskeligere enn å spørre et selskap for å ta ansvar for en feil og automatisk sette selskapet på forsvar.
Klar og Kortfattet
Bedriftseiere, ledere og kundeserviceavdelinger har ikke tid til å lese en roman. Selv om det er viktig å sørge for at relevante fakta blir formidlet, holder tingene tydelige og konsise holder leseren engasjert. Tenk på klagebrevet som et sammendrag av et vitenskapseksperiment; Det er mye informasjon som går inn i eksperimentet som er kortfattet oppsummert med en trukket konklusjon på slutten. Et klagebrev gjør det samme for å oppsummere fakta og angi den konkluderte følelsesmessige nød.
Et eksempel på hvordan du sier din sinne er: "Jeg er sikker på at du kan sette pris på frustrasjonen familien opplevde da vi skjønte hva som skjedde." Denne tilnærmingen strever etter en empatisk respons snarere enn en defensiv.
Forespørsel om handling
Få mennesker skriver bare et brev for å lufte; handling og oppløsning er vanligvis sluttmålene. For eksempel vil en ansatt som har et problem med nedsettende kommentarer fra en medarbeider mest sannsynlig se endringer i selskapspolitikk og disiplinær protokoll. Et eksempel på et forbrukerbrev kan være når en hotellgjest er feilaktig betalt for ulike fasiliteter; en rask tilbakebetaling er det tiltenkte resultatet.
Disse ønskene og forespørselen om tiltak er tydelig angitt på slutten av hovedkroppen like før avslutningen. Noen bokstaver oppgir også ønskede oppløsninger i begynnelsen av brevet og deretter gjentar dem på slutten. Hold handling forespørsler høflig og kortfattet som resten av brevet. Gjør ønsket oppløsning klar, slik at leseren forstår forventningene - dette garanterer ikke noe, men det starter samtalen.
For eksempel, "Basert på fakta nevnt ovenfor, vennligst oppgi full refusjon av alle feilaktige kostnader innen de neste to virkedagen." Leseren vet hva du vil.
Høflig avsluttende og kontaktinformasjon
Lukk brevet ved å takke leseren for å ta deg tid til å gjennomgå alt og forstå følelsene som er involvert. Bruk en standard lukking som "Takk" eller "Hilsen", etterfulgt av ditt trykte navn og kontaktinformasjon. Proofles brevet for stavemåte og grammatikkfeil, og ta en ærlig titt på tonen for å sikre at den forblir profesjonell.
Merk eventuelle vedlegg med brevet ved å skrive "Vedlegg" under kontaktinformasjonen som skiller de to blokkene med et linjeplass. Relevante vedlegg inneholder kvitteringer, korrespondanse, bilder eller andre trykte bevis som støtter saken din.
